10 conseils pour créer une politique de médias sociaux pour votre entreprise: Social Media Examiner

Politique. Cela peut être un gros mot, en particulier dans les communautés de médias sociaux.

Pourquoi? Des politiques de médias sociaux mal rédigées limitent, dissuadent et amortissent l'engagement des médias sociaux contraire de ce que veulent les entreprises.

cependant, de bonnes politiques de médias sociaux soutiennent, protègent et renforcent un engagement de haute qualité. C'est une question d'autonomisation et de confiance.

Comme l'écrit Beth Kanter, «La confiance est moins chère que le contrôle.”

Cet article explique en quoi les politiques relatives aux médias sociaux diffèrent des autres politiques et vous donne 10 conseils pour aider à créer une politique de médias sociaux efficace.

Pourquoi les politiques relatives aux médias sociaux?

Les politiques des médias sociaux sont différentes. Dans la plupart des politiques et procédures, nous documentons ce que le personnel doit faire dans certaines situations: «Si cela se produit, faites-le.» Pour les réseaux sociaux, il n'y a aucun moyen de savoir exactement quelles situations peuvent survenir

- ou dans de nombreux cas - comment le personnel devrait les gérer au mieux. Chaque réseau de médias sociaux et chaque relation est unique et l'environnement des médias sociaux change quotidiennement.

Les risques sont incertains. Les tribunaux sont en train d'interpréter les lois relatives aux médias sociaux. Jusqu'à ce que ce processus d'interprétation soit mûr - et cela prendra ans – les organisations fonctionnent sans orientation définitive. Les problèmes qui peuvent survenir comprennent: la confidentialité des employés et / ou des clients, les problèmes de relations de travail, le détournement de marque, les problèmes de communication, le spam, etc.

Dans un environnement incertain et des risques peu clairs, comment avancer?

Il existe des centaines d'exemples de politiques relatives aux médias sociaux sur Internet. Si vous cherchez un point de départ, vous trouverez sûrement des idées ici et ici.

Cependant, afin de créer des politiques qui fonctionnent - vraiment travailler - nous devons jeter d'abord les bases.

Voici 10 stratégies que vous pouvez mettre en œuvre aujourd'hui.

# 1: Rassemblez votre équipe

Une politique de médias sociaux ne peut pas être rédigée par une seule personne. Il doit être unique à votre organisation et devrait idéalement inclure la contribution de nombreuses personnes différentes possédant une variété de compétences.

Une approche d'équipe garantit que les principaux domaines de risque sont correctement gérés et que tous les défis futurs qui pourraient survenir soient traités de manière appropriée.

Outre le personnel directement impliqué dans les médias sociaux, les membres potentiels de l'équipe peuvent inclure: PDG, directeur des ressources humaines, informatique directeur, directeur marketing / développement, directeur de programme / département, un avocat averti des médias sociaux et au moins un natif numérique.

Ne vous inquiétez pas, tous les membres de cette équipe n'ont pas besoin d'être conscients des détails intimes de vos activités sur les réseaux sociaux. Pensez-y de cette façon: si une crise devait survenir, de quelles informations votre équipe a-t-elle besoin (sur les paysages médiatiques et juridiques ainsi que votre organisation et vos valeurs) afin de répondre de manière appropriée sur médias?

# 2: Concentrez-vous sur la création de culture

Les médias sociaux sont organiques. Cela change tous les jours. Les politiques bureaucratiques ont peu de chances d’aboutir. Au lieu de cela, nous voulons une culture d'innovation, de partage d'idées, de résolution de problèmes et de créativité. Il existe un lien direct entre la culture organisationnelle interne et les politiques. En fait, les politiques que nous rédigeons façonnent notre culture.

Pendant que vous rédigez vos politiques, inclure des processus qui renforcent une culture d'évaluation et d'apprentissage. Voici quelques questions à considérer:

• Qui fait partie de votre équipe de médias sociaux?
• À quelle fréquence se rencontrent-ils?
• Comment sont problèmes / défis traités et par qui?
• Comment tu apprentissage de groupe de documents?
• Comment allons-nous évaluer nos succès et apprendre de nos échecs?

Dans vos politiques, vous pouvez reconnaître les valeurs culturelles des médias sociaux que sont la transparence, la cohérence, la connexion, la créativité et la rapidité. Avec ces valeurs à l'esprit, construire des processus qui mettent l'accent sur la formation, le soutien et l'évaluation.

Si le concept de culture des médias sociaux est nouveau pour vous, consultez le 26 Stats prometteurs sur les réseaux sociaux pour les petites entreprises. Il offre un excellent aperçu du paysage des médias sociaux et des raisons pour lesquelles il affecte les entreprises.

# 3: Tenez compte des ramifications juridiques, y compris la Commission nationale de révision des relations de travail (NLRB)

Bon nombre des affaires judiciaires concernant les médias sociaux sont des questions de relations de travail. La loi nationale sur les relations de travail (NLRA) a été promulguée principalement pour protéger le droit des employés à s'organiser.

Traditionnellement, l'organisation des employés se faisait en personne ou par téléphone. Avec l'avènement des médias sociaux, il se déroule également en ligne. Peu importe que les employés soient syndiqués ou non; ils ont le droit de discuter des conditions de travail avec leurs collègues.

Cela signifie que même une conversation informelle sur Facebook sur les conditions de travail peut être protégée en vertu de la NLRA. Chaque situation est différente, mais l'essentiel est la suivante: soyez très prudent lorsque vous dites aux employés ce qu'ils peuvent et ne peuvent pas faire sur leurs propres sites de médias sociaux personnels. Ce langage peut rapidement se retourner contre vous.

En août 2011, le NLRB a publié une note concernant 14 de ces cas. Cette note a fourni des explications sur les cas ainsi que le raisonnement derrière les décisions prises. Je recommande vivement aux employeurs lisez ce mémo et partagez-le avec tous les membres de l'équipe des médias sociaux.

# 4: Séparer les politiques générales des directives spécifiques au site

Le paysage des médias sociaux change chaque jour. Si vos politiques sont étroitement axées sur un site de média social spécifique, elles seront rapidement obsolètes. En général, la politique doit se concentrer sur la vue d'ensemble: qui fait quoi (rôles et responsabilités), un aperçu général de la façon dont ils peuvent / ne peuvent pas le faire (conformité légale et image de marque, par exemple) et pourquoi nous le faisons du tout (objectif et valeurs).

Des directives écrites distinctes peuvent être créées pour enregistrer les détails concrets d'un certain site de médias sociaux. Ces lignes directrices aident énormément en cas de rotation du personnel. Le processus de la rédaction de lignes directrices aide également le personnel à mieux comprendre et expliquer ce qu'il fait et comment.

# 5: Ne réinventez pas la roue

Il est probable que vous ayez déjà mis en place de nombreuses politiques internes qui s'appliquent aux activités sur les réseaux sociaux. Cela comprend les politiques de confidentialité, les autorisations de prendre des photos, l'utilisation d'Internet, l'utilisation du téléphone portable et bien d'autres.

Vous pouvez faire référence à ces politiques dans vos politiques de médias sociaux, en prenant particulièrement note de toute différence d'application qui pourrait être nécessaire avec les médias sociaux.

Par exemple, votre politique d'utilisation du téléphone portable ne traite pas actuellement de l'utilisation de photos provenant d'appareils photo de téléphone portable. Grâce à géolocalisation, les photos prises par des téléphones portables contiennent presque partout un codage numérique qui trahit votre emplacement exact à la date et à l'heure de la photo. Si vous téléchargez une photo prise par l'appareil photo d'un téléphone portable sur vos sites de réseaux sociaux, vous donnez peut-être plus d'informations que nécessaire.

Une politique relative aux médias sociaux pourrait prendre cela en considération en exigeant que le personnel utiliser un logiciel pour supprimer les photos des informations de géolocalisation avant que les photos ne soient publiées.

# 6: Inclure les réglementations externes

La plupart des réglementations légales (y compris HIPAA, FERPA, emploi équitable, etc.) sont en vigueur en ligne et hors ligne. Utilisez les politiques relatives aux réseaux sociaux pour rappeler aux employés que ces réglementations doivent être respectées. Lorsque c'est possible, donnez des exemples explicites des types de comportement inacceptables.

P.S.: C'est le bon moment pour réfléchir à votre formation sur la conformité d'entreprise. Les médias sociaux affectent à peu près tous les aspects de notre vie et de notre entreprise. Si votre formation sur la confidentialité, la confidentialité, l'image de marque, etc., ne traite pas actuellement des médias sociaux, il est temps de l'inclure.

# 7: Créez deux politiques

Il est considéré comme une bonne pratique de ont deux politiques relatives aux médias sociaux: une pour les employés utilisant les médias sociaux pour leur travail et une pour les employés utilisant les médias sociaux dans leur vie personnelle.

La première politique, axée sur les activités liées à l'emploi, devrait couvrir tout ce dont nous avons discuté ici: définir votre équipe, articuler les rôles et les responsabilités, les directives de marque et clarifier les politiques internes et externes à respecter.

La deuxième politique, axée sur les employés utilisant les médias sociaux dans leur vie personnelle, devrait donner aux employés des informations sur ce qu'ils peuvent et ne peuvent pas dire sur votre entreprise sur leur site personnel.

Certaines organisations - y compris les organisations militaires et les soins de santé - voudront soyez très précis sur ce que les employés ne sont pas autorisés à partager en ligne.

Par exemple, les secrets commerciaux, les informations sur les clients et même les coordonnées des employés peuvent rester strictement confidentiels. D'autres organisations voudront encourager les employés à agir en tant qu'ambassadeurs de la marque. Certains vont même jusqu'à fournir des conseils sur la façon de parler de l'entreprise en ligne. Cependant, vous aimeriez que vos employés discuter (ou ne pas discuter) de votre entreprise en ligne, leur donner des conseils.

Deux mots d'avertissement: 1) Il est dangereux d'exiger des employés qu'ils utilisent leurs propres comptes de médias sociaux personnels pour se connecter en ligne à votre entreprise. Ils peuvent choisir de le faire, mais que ce soit leur choix. La dernière chose que tout manager souhaite est d’en apprendre davantage sur la vie privée d’un employé qu’il n’en a besoin. 2) Avant de rédiger la politique, relisez le conseil n ° 3 et la note de service du Conseil national de révision des relations de travail. Cela peut vous éviter beaucoup de maux de tête sur la route.

# 8: Mettre l'accent sur l'éducation

Les frontières entre notre vie personnelle et professionnelle s'estompent. La plupart des employés n’ont pas pleinement réalisé les défis qui peuvent survenir en raison d’une diminution de la confidentialité. Le vieil adage était, "Ce qui se passe à Vegas reste à Vegas." Aujourd'hui, une déclaration plus précise est, «Ce qui se passe à Vegas reste sur Facebook.»

En lisant les affaires judiciaires sur les médias sociaux, il me semble que bon nombre des affaires découlent de l'ignorance, et non de la malveillance, de la part de l'employé. De nombreux employés n’ont pas pleinement réfléchi aux conséquences de leur cyber-comportement. En offrant une formation sur la cybersécurité à leur personnel, les employeurs préviennent les problèmes avant qu'ils ne commencent.

Tout comme vous avez deux politiques, une pour les activités liées à l'emploi et une pour les employés utilisant les médias sociaux dans leur vie personnelle, la formation des employés peut également prendre deux voies:

• Offrir une formation liée à l'emploi au personnel engagé dans les médias sociaux au nom de l'organisation. Une formation continue et régulière aide à maintenir votre organisation à jour et donne au personnel l'occasion de réseauter avec d'autres personnes sur le terrain.
• Éduquez tout le personnel sur la sécurité Internet. Cette formation peut comprendre comment nous protéger contre la cybercriminalité et comment établir et protéger notre réputation en ligne.

En matière de cyber-comportement responsable, les employeurs ont une occasion unique d'éduquer plutôt que de mandater. Cet engagement témoigne du respect des employés. Les employés se sentent valorisés, dignes de confiance et inspirés. Tout le monde en profite.

# 9: Demandez à un avocat de revoir la politique

Les conseils juridiques sont essentiels. Il est facile de se tromper, surtout dans le domaine des relations de travail. Assurez-vous demandez à un avocat qui a de l'expérience dans le domaine - votre ami avocat fiscaliste ne sera pas d'une grande aide.

La révision juridique peut être coûteuse; Cependant, une action en justice serait exponentiellement plus coûteuse.

# 10: Ne le laissez pas collecter la poussière

Le cyber-environnement change fréquemment. Les politiques relatives aux médias sociaux doivent être révisées au moins tous les six mois. Laissez tous les membres de l'équipe examiner la politique séparément, puis ensemble.

Demandez-vous, est-ce toujours pertinent? Cela nous aide-t-il à faire notre travail? Comment l'environnement des médias sociaux a-t-il changé récemment? Existe-t-il des mises à jour légales applicables?

Les politiques des médias sociaux ne sont pas la partie la plus excitante des médias sociaux; cependant, s'ils sont bien développés, ils peuvent soutenir, responsabiliser et engager le personnel tout en engageant à leur tour vos clients.

Quelles sont vos pensées? Quel est votre meilleur conseil pour une entreprise qui rédige une politique sur les réseaux sociaux? Veuillez laisser vos questions et commentaires dans la case ci-dessous.