Pourquoi je déteste les déclarations sans papier et comment y faire face

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ParDave Greenbaum

Dernière mise à jour le23 juillet 2019

Toutes les deux semaines, je semble rencontrer une entreprise qui m'encourage à passer à la facturation sans papier. Ils vont me soudoyer, mais j'ai appris la dure façon de lutter contre cette «commodité» et j'ai toujours opté pour une vraie facture. Quand j'ai perdu la bataille, j'ai développé des stratégies utiles pour éviter les problèmes.

Le terrain de vente pour la facturation sans papier

J'entends tout. Le papier est risqué. Quelqu'un peut arracher votre facture de votre boîte aux lettres et voler votre identité. Ils pourraient le voler dans votre poubelle. Oh non! Bien sûr, une fois qu'ils voient le projet de loi, ils pourraient se rendre compte qu'ils n'ont pas grand-chose à voler. Le papier n'est pas pratique. Des piles de papier s'accumulent et doivent être traitées. Si vous détestez l'encombrement, vous détestez le papier. Vous détestez les tracas d'ouvrir une enveloppe en papier et de lire un projet de loi. Vous pourriez obtenir un papier découpé! Surtout, le sans papier est meilleur pour l'environnement.

Moins de papier signifie moins de destruction d'arbres.

Tous ces avantages ont une certaine vérité pour eux. Un voleur pourrait voler des informations de votre boîte aux lettres et causer des problèmes. Ils pourraient obtenir des numéros de compte et les utiliser dans une escroquerie ciblée d'ingénierie sociale. Le papier s'accumule. Je sais que je dois déposer ces trucs tous les mois. Je respecte également les aspects environnementaux des relevés électroniques. Je recycle tout et je déteste le courrier indésirable.

La vente douce et la vente difficile pour vous faire changer

Certains vendeurs proposent la vente à découvert. Ils m'entreront dans un dessin pour des produits ou services gratuits. AT&T m'a récemment dit que je pourrais obtenir beaucoup de points pour ma facture, mais seulement si je fais une facturation sans papier. Quelques endroits m'ont offert des crédits de relevé ou des cartes-cadeaux. J'ai toujours tenu le coup.

La vente la plus difficile est que je ne peux pas télécharger les données financières sur des services comme Mint ou Quicken à moins que je ne passe au papier. Ma banque facture maintenant des frais de 2,00 $ si je veux un relevé chaque mois. Je suppose que le papier leur coûte vraiment cher.

L'argument contre la facturation sans papier

Le National Consumer Law Center (NCLC) analyse de la facturation sans papier et a trouvé le concept non convivial pour les consommateurs. Certaines des raisons sont évidentes comme l'accès au haut débit et le savoir-faire technique des consommateurs plus âgés.

Même les amateurs de technologie doivent se méfier de la facturation sans papier. Nous sommes tous inondés par e-mail. À première vue, vous ne pouvez pas savoir s'il s'agit d'une facture ou d'une promotion dans l'e-mail. Si vous ne faites pas attention à vous désinscrire des messages marketing, ni vous ni votre filtre anti-spam ne pourrez peut-être faire la différence.

En parlant de petite taille, comme de plus en plus de personnes consultent les e-mails sur mobile, ces déclarations sont plus difficiles à lire. Si votre facture sans papier n'est qu'un fichier PDF, vous aurez besoin d'une vision extraordinaire ou de mains stables pour pincer et zoomer chaque charge. Plus probablement, vous comprendrez que "semble bien" et passerez au prochain e-mail. Si vos factures sont en paiement automatique, vous n'avez pas beaucoup de raisons de lire vos relevés. Cette «commodité» vous fait manquer des erreurs qui vous coûtent de l'argent. Si un voleur testait votre carte de crédit, seriez-vous toujours en mesure de voir ce petit montant?

Les factures papier nous rappellent qu'une facture est due. Lorsque vous recevez ce document, il doit être respecté à une date d'échéance. Vous pouvez l'afficher dans le réfrigérateur ou le déléguer à votre conjoint ou comptable. L'encombrement et la manipulation ou le papier est une fonctionnalité, pas un bug. Cette fonction aide les membres de la famille des consommateurs plus âgés à suivre les factures.

Enfin, le NCLC souligne que le papier est un enregistrement permanent de votre compte. En cas de litige, vous disposez d'un instantané chronométré. S'ils font une erreur, vous avez la preuve que vous avez payé la facture. Si vous êtes audité, vous avez des copies papier de tout. Si un consommateur décède, ce dossier permanent aide les membres de la famille à retrouver les comptes manquants.

Lorsque les données de compte sont toutes électroniques, elles sont soumises à tous les risques liés aux ordinateurs et aux e-mails. Si vous perdez l'accès à votre e-mail en raison d'un piratage ou d'une violation de mot de passe, vous manquez ces factures électroniques. Les vendeurs soulignent que le courrier physique est un risque. Vous avez plus de chances de voir un e-mail piraté ou intercepté que quiconque entre dans votre courrier postal. Si nous prenons ce scénario d'un membre de la famille décédé, cela pourrait prendre des semaines pour entrer dans son e-mail. Les factures et les relevés physiques continueront cependant à arriver, et tout le monde peut les ouvrir.

Même si vous êtes diligent et conservez des fichiers PDF de toutes vos factures, ils peuvent être difficiles à trouver. La plupart des instructions que je télécharge ont des noms génériques comme «statement_03_05_16» ou autre chose cryptique. Je peux utiliser Spotlight sur mon Mac pour les trouver, mais ce n'est pas toujours le cas.

Mes horribles expériences avec la facturation sans papier

J'en ai quelques uns. Je vais commencer par le traitement des cartes de crédit pour mon entreprise. Cette entreprise n'a pas fourni l'option pour les relevés physiques. Ils sont tous en ligne. Un jour, ils ont décidé au hasard de fermer mon compte. Je ne sais pas pourquoi, mais je pense que cela a quelque chose à voir avec le gel de la sécurité que je mets à mon crédit. J'ai perdu l'accès à tous mes bordereaux de dépôt précédents. Je ne m'étais pas réconcilié depuis quelques jours et j'ai été privé de mes informations. Je ne savais pas qui avait payé mes affaires. Le mieux que ferait l'entreprise de traitement, c'est de me le dire par téléphone. Je n'avais également rien à présenter à mon comptable pour les impôts de fin d'année. Heureusement, tout était dans Quickbooks, et j'avais nos reçus internes pour tout recréer. Cet incident aurait dû m'apprendre à faire des PDF de mes relevés de compte, mais il ne l'a pas fait.

Après que Costco soit passé d'American Express à Citibank, j'ai de nouveau été brûlé par la facturation sans papier. J'étais diligent et j'avais mes PDF de chaque mois. Puis je me suis occupé et j'ai oublié pendant quelques mois. Quand je suis allé le télécharger, j'ai frappé cet écran.

Heureusement, cette information était dans le compte de Citibank, donc c'était une crise évitée. Cet incident m'a fait hurler sur mon ordinateur (et sur moi-même) d'être responsable de la facturation sans papier.

Une autre fois, j'ai eu un différend avec le bureau de mon médecin. Ils ont changé de société de facturation. Tout d'un coup, j'avais une facture d'il y a 4 ans, ils disent qu'elle n'était pas payée. Puis ils ont menacé de collection. Bien sûr, je ne pouvais pas accéder à l'ancien système de facturation en ligne, bien qu'ils aient déclaré qu'ils le pouvaient. Ce n'est que lorsque je leur ai faxé une copie de la facture qu'ils avaient supprimé les frais. J'ai dû télécopier car ils n'acceptent pas les e-mails, bien que les factures soient envoyées par e-mail. Allez comprendre.

Ma situation n'est pas unique. Lorsque vous fermez un compte, vous perdez généralement l'accès à ces informations historiques. Si vous découvrez un problème plus tard, comme une surcharge, vous pourriez avoir du mal à prouver votre innocence. Un de mes amis a eu ce problème lors du retour d'un décodeur à son câblodistributeur. Sa facture devait être payée automatiquement par l'intermédiaire de sa banque, et sa dernière facture était de 200 $ supplémentaires. Il a essayé d'appeler la compagnie de câblodistribution, mais il n'avait pas le numéro de compte et ils n'ont pu trouver aucune information sur lui. Seul le représentant du service client a pu trouver des clients actifs. Ce n'est que lorsqu'il est passé aux collections qu'il a résolu le problème.

La bonne façon d'accepter les factures sans papier

Si cela ne vous coûte pas, évitez-les

En tant qu'écologiste, je déteste le papier supplémentaire. Pour toutes les raisons mentionnées ci-dessus et les détails de l'article du NCLC, je vais toujours accepter le papier. Aucun montant de pot de vin ne me convaincra de changer. Si vous me faites payer, je vais probablement céder. Je vais déchiqueter et recycler ces déclarations après quelques années, donc je suis toujours un peu environnemental.

Désactiver le message marketing et créer des filtres d'e-mail

L'un des problèmes des relevés d'e-mails est le tri des messages transactionnels légitimes des messages promotionnels. Vérifiez la politique de chaque entreprise concernant les messages marketing et désinscription ou désabonnement du plus grand nombre possible. Ne vous contentez pas de les marquer comme spam dans votre programme de messagerie; votre programme de messagerie peut traiter tous les messages de ces messages comme du spam. Cela signifie que vous manquerez votre déclaration.

En règle générale, le message électronique contenant votre relevé aura la même ligne d'objet. Je marque ce message pour ne jamais entrer dans le courrier indésirable. J'ai configuré Gmail pour donner à ce message une étiquette et une étoile personnalisées. Je me souviendrai donc toujours de le vérifier.

Configurer des rappels pour télécharger (et payer) des factures

Si vous effectuez une facturation sans papier, vous ne recevrez pas de rappel par courrier postal qu'une facture est due. Étant donné que de nombreuses personnes effectuent des paiements automatiques via une traite bancaire ou une carte de crédit, vous pouvez ignorer complètement ce relevé mensuel. Ne commettez pas cette erreur. Vous courrez le risque de manquer des problèmes avec votre compte.

Au lieu de cela, traitez cet e-mail mensuel comme un rendez-vous sur votre calendrier. Définissez-le comme un rendez-vous récurrent pour télécharger vos relevés auprès du fournisseur. S'ils vous envoient la facture par e-mail et que vous n'avez rien à télécharger, transformez cet e-mail en pdf et téléchargez-le sur votre ordinateur. Le conserver dans un e-mail n'est pas suffisamment sûr si vous risquez de perdre l'accès à votre compte de messagerie. Chaque mois, vous devez télécharger un relevé. Sinon, vous rencontrerez tous les problèmes potentiels mentionnés précédemment. Vous n'avez pas besoin de les imprimer, mais vous ne pouvez pas simplement croire que les informations seront accessibles lorsque vous en aurez besoin. C’est pourquoi vous devrez prendre le contrôle.

Mon compte de placement de retraite n'a pas de facture en soi, mais a un relevé mensuel. Je mets un rappel chaque mois pour télécharger ces informations. Bien qu'ils m'envoient un courriel pour me rappeler de télécharger ma déclaration, j'aime être proactif.

Trier et classer les relevés téléchargés

Après avoir téléchargé un rapport, la prochaine chose que je fais est de changer le nom du fichier téléchargé. Vous pouvez créer votre propre stratégie, mais le mien est le nom du fournisseur, puis les quatre derniers du numéro de compte et la date. Par exemple, mon relevé bancaire pourrait être Bank_1234_01_12_16.pdf. Je crée ensuite un dossier pour chaque compte et je le déplace dans celui-ci. J'ai un slick et utilisé Noisette pour les déplacer dans le dossier en fonction du marchand.

Faites des sauvegardes de votre ordinateur

Je sais que tu as été dit à plusieurs reprises, mais autant le répéter. Bien qu'il soit peu probable que vos dossiers papier soient détruits, votre disque dur peut tomber en panne ou votre ordinateur pourrait être touché par un virus. Si vous ne sauvegardez pas, vous n'aurez pas ces données de relevé historique si elles sont entièrement électroniques.

Essayez un logiciel de gestion financière comme Mint ou Quicken

Même si vous avez téléchargé vos rapports, il peut être difficile de trouver une transaction. J'aime la sécurité supplémentaire qu'un programme en ligne vérifie ma déclaration pour moi. Lorsque j'ai eu des problèmes avec mon compte Costco, j'ai pu trouver ce dont j'avais besoin dans Mint.

Acceptez ce que vous ne pouvez pas changer

De plus en plus d'entreprises adoptent cette stratégie sans papier, ce qui vous alourdit la gestion du compte. Si vous faites votre part de la gestion de ces relevés, vous protégerez vos actifs. Sans papier n'est pas plus sûr ou plus pratique que le papier, mais c'est le transfert inévitable des coûts.