Comment rédiger une politique de médias sociaux pour responsabiliser les employés: examinateur des médias sociaux

Votre entreprise a-t-elle une politique relative aux médias sociaux?

Les employés ne savent-ils pas ce qu'ils peuvent et ne peuvent pas publier?

Les politiques relatives aux médias sociaux doivent répondre aux exigences de l'entreprise et aux exigences légales, mais doivent inclure des opportunités ouvertes pour les employés de soutenir vos efforts sur les médias sociaux.

Dans cet article, vous allez découvrez comment créer une politique de médias sociaux qui libère la participation des employés.

Pourquoi une politique de médias sociaux?

Les recherches montrent que la majorité des employés sont prêts à partager des informations sur l'entreprise. Ils ne savent tout simplement pas quoi partager, car ils ne veulent pas avoir d'ennuis.

Une politique constructive des médias sociaux à l'échelle de l'entreprise répondre aux questions et encourager les employés à ajouter du soutien sur les réseaux sociaux dès que possible.

Le but de cet article est de vous aider à développer une politique qui soit accueillante et non écrasante. Voici neuf éléments d'une politique de médias sociaux efficace et habilitante.

# 1: Tenez compte de la culture d'entreprise

Votre culture d'entreprise s'est construite au fil des années. Il définit les croyances, les comportements et les attentes de l'entreprise. Gardez cela à l'esprit lorsque vous vous préparez à rédiger (ou à réécrire) une politique relative aux médias sociaux.

Découvrez quelles autres politiques de l'entreprise (par exemple, RH et IT) peuvent chevaucher vos nouveaux efforts sur les réseaux sociaux.

Que ces politiques existantes couvrent les informations confidentielles, le harcèlement, la technologie, la tenue de registres ou d'autres activités, assurez-vous savoir lesquels vous êtes censé intégrer dans les principes des médias sociaux.

La question est maintenant de savoir comment envisagez-vous d'intégrer ces politiques (éventuellement strictes) à une nouvelle politique destinée à encourager davantage l'engagement des employés sur les médias sociaux?

Les attentes existantes de l’entreprise doivent être reprises dans la nouvelle politique pour éviter la confusion, le partage excessif et les risques de l’entreprise.

# 2: Obtenez l'adhésion de la direction et du département

Organisez une réunion et invitez les principales parties prenantes au sein de votre organisation et des délégués des départements nécessaires. Au minimum, assurez-vous de avoir des représentants des ressources humaines, du droit, des communications et des technologies de l'information.

Pendant la réunion, discuter du processus de rédaction et d'approbation des politiques. Mettre en valeur le potentiel des employés socialement actifs—L'importance du partage des annonces et des lancements de produits, de l'éventuelle écoute et de l'engagement de première ligne et du partage des annonces de recrutement.

Soulignez à nouveau vos points en partageant les réussites d'entreprises avec des employés socialement autonomes comme Dell, Cisco ou d'autres personnes liées à votre créneau.

# 3: Déterminez la portée

Une politique bien rédigée commence par un plan ferme. La définition de la portée de votre politique de médias sociaux guide l'ensemble du processus et les modifications ultérieures.

Répondez à ces questions: L'entreprise souhaite-t-elle que plusieurs politiques s'adressent à divers départements et réseaux? une politique détaillée combinée; ou une politique générale à appliquer à l'entreprise dans son ensemble?

Alors que vous décidez, gardez à l'esprit que la politique que vous rédigez s'applique aux "employés généraux. » Il devrait y avoir une politique distincte qui s'applique uniquement à l'équipe des médias sociaux (avec une marge de manœuvre supplémentaire puisqu'ils dirigent les projets). La politique de l'équipe des médias sociaux doit comprendre au moins un guide de style, un guide et une stratégie interne.

Vous pouvez laisser ces dispositions spéciales en dehors de votre politique générale pour la garder courte.

# 4: État de la recherche et lois fédérales

Il faut du temps pour comprendre comment les lois nationales et fédérales affectent la politique de votre entreprise en matière de médias sociaux, mais c'est impératif. Vous ne voulez pas être condamné à une amende pour non-respect de la loi.

Recherchez le NLRB et d'autres lois fédérales du travail susceptibles de protéger les publications sur les réseaux sociaux. La Federal Trade Commission a des règles sur la façon de faire des divulgations pour des avenants, des avis et d'autres situations où le produit ou le paiement est effectué pour des mentions sociales. Autres lois interdire les clauses de non-dénigrement dans les contrats clients en ligne.

Gardez un œil sur les préoccupations de vos parties prenantes et des chefs de service. Par exemple, lorsque certaines entreprises élaborent des politiques relatives aux réseaux sociaux, elles affirment avoir besoin d'accéder aux noms d'utilisateur et aux mots de passe des réseaux sociaux personnels des employés pour garantir la confidentialité de l'entreprise.

Dix-huit États ont adopté des lois qui interdisent aux employeurs de demander des noms d'utilisateur ou des mots de passe: Maine et Wisconsin (2014); Arkansas, Colorado, Illinois, Nevada, New Jersey, Nouveau-Mexique, Oregon, Utah, Vermont et Washington (2013); Californie, Delaware, Illinois, Maryland, Michigan et New Jersey (2012).

La Conférence nationale des législatures d'État contient certains des meilleurs détails sur les États adoptant et envisageant ces lois. Le Conseil national des relations de travail «Protège le droit des employés d'agir ensemble pour faire face aux conditions de travail, avec ou sans syndicat, y compris les discussions sur les réseaux sociaux à de telles fins.»

En bref, assurez-vous de parler à votre service juridique pour vous assurer de ne pas enfreindre les droits des employés.

# 5: Clarifier les règles de politique

Votre objectif, bien sûr, est de permettre aux employés d'être actifs sur les réseaux sociaux canaux et soutenir l'entreprise de manière positive. Au fur et à mesure que vous avancez, vous constaterez peut-être que les employés sont souvent disposés à aider à partager les informations de l'entreprise, mais peuvent ne pas savoir quoi partager ou comment.

Vous pouvez les aider en clarifiant les problèmes connus et en leur posant des questions supplémentaires sur les médias sociaux.

L'externalisation ouverte de ces questions garantit que tout le monde est sur la même longueur d'onde. Par exemple, vous pouvez penser que les employés ont des questions sur l'opportunité de partager des pages Web particulières, alors qu'en fait ils ont des questions plus basiques - devraient-ils aimer la page Facebook de l'entreprise? L'entreprise peut-elle voir ou mandater ses publications personnelles?

Répondez aux questions les plus courantes de votre document.

# 6: Adresser un usage professionnel et personnel

Il y a une foule de questions à considérer concernant l'utilisation professionnelle et personnelle des médias sociaux. Quand les employés peuvent-ils utiliser les médias sociaux pendant la journée de travail? Sont-ils autorisés à publier des mises à jour personnelles pendant les heures de bureau (par exemple, pendant le déjeuner ou pendant une pause)?

Définir l'étendue de l'utilisation acceptable des médias sociaux au bureau. Certaines entreprises ont des politiques doubles basées sur le type d'employé - par exemple, les professionnels du back-office et de l'administration peuvent utiliser le social pendant les heures de bureau, mais les employés horaires ne le sont pas.

Les départements directement impliqués dans le marketing des médias sociaux devraient avoir des dispositions leur permettant d'accéder aux canaux de médias sociaux au besoin.

Indiquez si les employés doivent divulguer leur association avec l'entreprise lorsqu'ils publient des informations sur l'entreprise. Inclure des normes d'affichage acceptables pour les personnes qui pourraient être considérées comme représentant votre entreprise sur les réseaux sociaux.

Encouragez les mises à jour personnelles appropriées (après les heures) lorsque vous incluez les références de l'entreprise. N'oubliez pas que vous ne pouvez pas réglementer ce que font les employés pendant leur temps libre, mais vous pouvez faire des suggestions.

# 7: Soyez bref

Jusqu'à présent, vous avez consulté des acteurs clés; recherche sur la politique de l'entreprise, les lois étatiques et fédérales; recueilli les questions des employés; et établi des lignes directrices pour l'utilisation des médias sociaux pendant les heures de bureau.

Autant d'informations pourraient facilement remplir un classeur ou deux. Pour votre politique détaillée, c'est très bien - et vous devriez en avoir une copie dans les services appropriés.

Cependant, si vous distribuez cette politique complète aux employés, il est peu probable qu’ils la lisent. Elle se retrouvera sur une étagère quelque part en train de prendre de la poussière.

Plus important encore, si les directives relatives aux réseaux sociaux dépassent deux pages, la plupart des employés seront probablement confus et seront moins susceptibles de participer aux efforts de l’entreprise sur les réseaux sociaux.

Distiller le plus gros politique en lignes directrices courtes et faciles à comprendre. En fait, Ford a une seule page qui couvre les parties les plus importantes de sa politique d’ensemble.

KPG a créé une vidéo de quatre minutes qui explique ses directives sur les réseaux sociaux. Les deux premières minutes permettent aux employés de se familiariser avec les médias sociaux et leur utilisation pour une communication importante avec les clients. À 14 h 30, ils indiquent succinctement comment représenter l'entreprise sur ces canaux.

Mon conseil pour réduire la taille de votre politique: plutôt que d'inclure des règles spécifiques sur la confidentialité, le harcèlement ou autres domaines déjà couverts par les politiques existantes, les mentionner brièvement et encourager les employés à lire ces politiques séparément.

Évitez les règles complexes afin que les employés soient responsabilisés plutôt que confus.

# 8: Former les employés

Même après avoir distribué une version courte de vos consignes relatives aux réseaux sociaux, vous devrez prendre le temps de former les employés.

Cette formation sera sans aucun doute inclure des discussions franches sur les limites. Brisez toute négativité perçue en incluant des éléments inspirants et stimulants.

Rendre les médias sociaux pertinents pour les employés en expliquant qu'ils sont vraiment bons pour les affaires—Il permet d'accélérer les cycles de vente et d'augmenter les taux de clôture. Les employés peuvent ne pas se rendre compte que l'utilisateur moyen de Facebook est dans la quarantaine, pas dans la quarantaine.

L'inclusion de ces éléments aide à motiver les employés à se lancer sur les réseaux sociaux.

# 9: Lancer la politique des médias sociaux

Aimez-vous le gâteau? Bien sûr, tout le monde le fait. Organisez une soirée de lancement de la politique des médias sociaux pour susciter l'enthousiasme des gens et les sensibiliser à votre intérêt renouvelé pour l'engagement des employés.

Remettez des prix aux personnes déjà impliquées dans. Vous pouvez même gamifier la participation en créant un tracker de médias sociaux sur l'intranet. Reconnaissez les meilleures stars des médias sociaux dans les e-mails de l'entreprise ou envoyez des prix (si vous avez le budget).

Si vous Amuse-toi, les gens voudront participer!

À vous

Élaborer une politique de médias sociaux qui respecte les limites de l'entreprise et les limites légales, responsabilise les employés et soit courte et douce est une entreprise assez ambitieuse.

Gérer son développement nécessite d'écouter un certain nombre de contributeurs et de distiller les parties importantes en un politique courte et facile à comprendre qui réduit les risques pour l'entreprise et donne aux employés la liberté de compagnie.

La nouvelle politique peut être un cri de ralliement aider les employés de toute l'organisation à comprendre les médias sociaux, à augmenter leur activité et à créer une entreprise plus active socialement.

Qu'est-ce que tu penses? Avez-vous créé une politique d'entreprise relative aux médias sociaux? Quels éléments avez-vous inclus? Faites-nous savoir dans les commentaires ci-dessous!