Comment prendre le contrôle des e-mails en utilisant la priorité et ne pas déranger

Bien que peu de gens soutiennent que le courrier électronique est un outil précieux pour la plupart des organisations, de plus en plus d'études montrent que trop d'email peut entraîner de graves problèmes de productivité pour ses employés. Par exemple, rappelez-vous que le document que vous étiez chargé d'écrire, mais cela a pris trois fois plus de temps que prévu, car chaque fois que vous vous y concentriez, un nouveau courrier électronique arrivait dans votre boîte de réception. Plutôt que de l'ignorer, vous vous êtes senti obligé de répondre et BANG!! Dix minutes avaient disparu!

Pour moi, cela se produit toutes les 5 minutes à mon bureau (c'est pourquoi cet article a pris 3 heures à écrire), et je ne serais pas surpris si 99% d'entre vous ont une histoire similaire. C'est pourquoi j'étais excité lorsque Microsoft a publié un nouveau plug-in Outlook 2007 appelé: Priorité de messagerie.

Microsoft Outlook Email Prioritizer est un Freeware télécharger à partir du nouveau Microsoft OfficeLabs.

Dans leurs mots:

Fatigué de la surcharge des e-mails? Email Prioritizer est conçu pour vous aider à gérer la surcharge des e-mails avec une fonctionnalité «Ne pas déranger» et un classement des e-mails. Fonctionne avec Outlook 2007 exécuté sur le serveur Exchange.

Fonctionnalités:

• Bouton Ne pas déranger - Arrêtez de recevoir des e-mails pendant la période spécifiée
• Priorités des e-mails - Les e-mails ont une priorité attribuée en fonction de règles prédéfinies pour aider à trouver les e-mails pertinents

L'installation a été rapide et facile:

La première fois que vous lancez Outlook après avoir installé le nouveau module complémentaire, préparez-vous à attendre quelques minutes pendant qu'il analyse votre courrier électronique et attribue les différentes priorités.

Une fois Outlook ouvert après l'installation, vous remarquerez une nouvelle barre d'outils en haut de votre Microsoft Outlook Client 2007. Les paramètres sont assez simples. Vous pouvez configurer le paramètre «Ne pas déranger» par intervalles de 30 minutes jusqu'à 4 heures OU jusqu'à la fin de la réunion en cours (comme prévu dans votre calendrier Outlook.) De plus, à partir de la barre d'outils, vous pouvez également configurer la façon dont votre boîte de réception affiche le courrier électronique en fonction des priorités attribuées à la courriels.

Vous pouvez soit accepter les «règles de priorité» par défaut, soit les personnaliser selon vos préférences en cliquant sur le bouton Options dans la nouvelle barre d'outils de priorité des e-mails.

Une fois ici, c'est assez simple. Ajustez les paramètres et cliquez sur OK pour enregistrer.

J'utilise le plug-in au travail depuis quelques jours maintenant. Jusqu'ici tout va bien. J'utilise une méthode différente pour prioriser ma boîte de réception MAIS, la fonction «Ne pas déranger» a déjà eu un impact très positif sur mes habitudes de lecture d'e-mails / DeskTime! TRÈS Groovy en effet!

25/08/08 Mise à jour

Ce matin, j'ai été invité par un outil de mise à jour automatique à mettre à niveau le Microsoft Email Prioritizer de V1.0.818.0 à 1.0.820.0. Les notes mentionnent que la mise à jour est destinée aux utilisateurs qui n'ont pas de connexion à Exchange Les serveurs: