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Comment créer et utiliser des entrées d'insertion automatique dans Microsoft Word
Microsoft Office Microsoft Word Microsoft / / March 19, 2020
ParLori Kaufman
Dernière mise à jour le
Êtes-vous fatigué de taper les mêmes blocs de texte à plusieurs reprises dans Word? Gagnez du temps avec les entrées d'insertion automatique dans Word. Stockez des blocs de texte courants que vous tapez à plusieurs reprises.
Êtes-vous fatigué de taper les mêmes blocs de texte à plusieurs reprises dans Word? Si vous tapez souvent des choses comme le nom et l'adresse de votre entreprise ou des paragraphes de texte communs à de nombreux types de documents que vous créez, l'insertion automatique dans Word est votre ami.
Vous pouvez stocker des blocs de texte dans des entrées d'insertion automatique et les insérer dans n'importe quel document Word de plusieurs manières simples. Aujourd'hui, nous allons vous montrer comment créer, modifier et supprimer des entrées d'insertion automatique et plusieurs façons de les insérer facilement dans n'importe quel document Word.
Afficher les marques de paragraphe dans votre document
Si vous souhaitez que la mise en forme de tous les paragraphes, y compris le dernier, soit stockée avec le texte dans l'entrée d'insertion automatique, sélectionnez la dernière marque de paragraphe. La marque de paragraphe à la fin de chaque paragraphe stocke la mise en forme de ce paragraphe. Si vous avez appliqué une mise en forme de caractères, comme du gras ou de l'italique, elle est automatiquement stockée dans l'entrée d'insertion automatique.
Si vous ne voyez pas les marques de paragraphe dans votre document, cliquez sur le Accueil languette. dans le Paragraphe section, cliquez sur le symbole de paragraphe. Vous pouvez maintenant voir la dernière marque de paragraphe et la sélectionner.
Créer une nouvelle entrée d'insertion automatique
Pour créer une nouvelle entrée d'insertion automatique, sélectionnez le texte que vous souhaitez ajouter à votre collection d'entrées d'insertion automatique. Ou, si vous ne disposez pas du texte, saisissez-le dans un document, puis sélectionnez-le.
Sur le Insérer onglet, cliquez sur Pièces rapides dans le Texte section. Ensuite, déplacez votre souris sur l'insertion automatique et sélectionnez Enregistrer la sélection dans la galerie d'insertion automatique depuis le sous-menu.
Vous pouvez voir d'autres éléments sur la galerie d'insertion automatique, comme les éléments que vous avez copiés sur le Spike.
Remarque: Vous pouvez également remarquer Enregistrer la sélection dans la galerie de pièces rapides option disponible en bas de la Pièces rapides menu. Cette option ajoute le texte sélectionné en tant qu'entrée Quick Parts, et non en tant qu'entrée d'insertion automatique. Les entrées Quick Parts et Insertion automatique sont toutes deux des éléments constitutifs et stockent du texte pour une utilisation ultérieure. Vous pouvez stocker l'entrée en tant que partie rapide, mais nous allons travailler avec les entrées d'insertion automatique dans cet article.
Étant donné que les entrées d'insertion automatique sont des blocs de construction, le Créer un nouveau bloc de construction s'affiche.
Entrez un unique Nom pour l'entrée d'insertion automatique. Plus loin dans cet article, nous vous montrerons comment saisir une entrée d'insertion automatique dans votre document en tapant simplement quelques caractères. Pour ce faire, vous devez rendre le début du nom de votre entrée d'insertion automatique différent des autres entrées d'insertion automatique. Si c'est comme le nom d'autres entrées, vous devrez taper plus de caractères, afin que Word sache quelle entrée vous souhaitez insérer.
Assurez-vous que l'insertion automatique est sélectionnée dans la liste déroulante Galerie. Ce devrait être par défaut.
Général est sélectionné par défaut dans le Catégorie la liste déroulante. Au départ, c'est le seul choix et nous allons sélectionner le Général catégorie pour notre exemple. Mais vous pouvez créer une catégorie personnalisée en sélectionnant Créer une nouvelle catégorie du Catégorie la liste déroulante. Entrez un nom pour votre catégorie personnalisée sur le Créer une nouvelle catégorie boîte de dialogue et cliquez sur D'accord. La nouvelle catégorie est ajoutée et sélectionnée automatiquement dans le Catégorie la liste déroulante.
Vous pouvez saisir un La description pour l'entrée d'insertion automatique si elle permet de clarifier à quoi sert l'entrée. Si l'entrée est explicite, vous n'avez pas à saisir de description.
Les entrées d'insertion automatique sont enregistrées dans des modèles et non dans des documents. De cette façon, ils sont disponibles dans n'importe quel document en fonction du modèle dans lequel ils sont enregistrés. le Ordinaire le modèle est la sélection par défaut dans le Sauver dans la liste déroulante. Vous pouvez enregistrer des entrées d'insertion automatique dans des modèles personnalisés, mais nous allons accepter la valeur par défaut pour enregistrer notre nouvelle entrée dans le modèle "Normal.dotm".
Remarque: Pour enregistrer une entrée d'insertion automatique dans un modèle personnalisé, ce modèle doit être ouvert pour être disponible dans le Sauver dans la liste déroulante.
Enfin, il y a quelques Les options au choix:
- Pour insérer l'entrée d'insertion automatique sur sa propre page dans un document, sélectionnez Insérer du contenu dans sa propre page. Cela mettra le texte de l'entrée d'insertion automatique hors du reste de votre document avec des sauts de page.
- Pour insérer l'entrée d'insertion automatique dans son propre paragraphe, même si votre curseur se trouve au milieu d'un paragraphe, sélectionnez Insérer du contenu dans son propre paragraphe.
- Pour tout autre contenu, sélectionnez Insérer uniquement du contenu.
Cliquez sur D'accord.
Lorsque vous fermez le dernier document Word ouvert, le document suivant peut s'afficher, si vous avez activé l'option pour vous inviter à enregistrer le modèle Normal.
Cliquez sur sauvegarder pour enregistrer le modèle «Normal.dotm» avec votre entrée d'insertion automatique ajoutée.
Remarque: Si Word ne vous invite pas à enregistrer le modèle Normal lorsque vous le modifiez, voir ci-dessous pour activer l'option.
Si vous n’obtenez pas la boîte de dialogue ci-dessus et que vous souhaitez être invité à enregistrer le modèle Normal lorsque vous le modifiez, accédez à Fichier> Options> Avancé. dans le sauvegarder à droite, vérifiez la Demander avant d'enregistrer le modèle Normal boîte. Cliquez sur D'accord.
Insérer une entrée d'insertion automatique à partir de l'onglet Insérer
Il existe plusieurs façons simples d'insérer une entrée d'insertion automatique dans un document Word. Une façon consiste à utiliser le Pièces rapides bouton.
dans le Texte section sur le Insérer onglet, cliquez sur Pièces rapides.
Déplacez votre souris sur l'insertion automatique dans le menu et cliquez sur l'entrée d'insertion automatique que vous souhaitez insérer dans le sous-menu.
Insérer une entrée d'insertion automatique à l'aide de la saisie semi-automatique
Une autre façon d'insérer une entrée d'insertion automatique consiste à commencer à taper le nom de l'entrée d'insertion automatique. Une petite fenêtre contextuelle affiche une partie de l'entrée d'insertion automatique correspondante et vous demande d'appuyer sur Entrer insérer. presse Entrer pour insérer l'entrée dans votre document avec le curseur. Vous pouvez également appuyer sur F3 pour insérer l'entrée correspondante.
Le contenu de l'entrée d'insertion automatique est inséré dans votre document, y compris la mise en forme d'origine et les sauts de ligne.
Si vous ne voyez pas la suggestion de saisie semi-automatique lorsque vous commencez à taper le nom de votre entrée d'insertion automatique, l'option Afficher les suggestions de saisie semi-automatique n'est pas activée.
Pour activer l'option, accédez à Fichier> Options> Avancé.
dans le Options d'édition section, vérifiez la Afficher les suggestions de saisie semi-automatique boîte.
Cliquez sur D'accord.
Maintenant, vous devriez voir votre entrée d'insertion automatique s'afficher lorsque vous commencez à taper son nom. presse Entrer pour l'insérer.
Ajouter l'insertion automatique à la barre d'outils d'accès rapide
Vous pouvez accélérer et faciliter l'insertion des entrées d'insertion automatique en ajout du bouton d'insertion automatique à la barre d'outils d'accès rapide.
Cliquez sur la flèche vers le bas de la barre d'outils d'accès rapide et sélectionnez Plus de commandes.
le Barre d'accès rapide l'écran s'affiche sur le Options Word boite de dialogue.
Sélectionner Toutes les commandes du Choisissez des commandes la liste déroulante.
Ensuite, sélectionnez Insertion automatique dans la liste de gauche et cliquez sur Ajouter pour ajouter le bouton d'insertion automatique à la liste de droite.
Cliquez sur D'accord.
Pour insérer une entrée d'insertion automatique, cliquez sur le bouton Insertion automatique dans la barre d'outils d'accès rapide et cliquez sur une entrée dans le menu.
Créer un raccourci pour une entrée d'insertion automatique
Si vous préférez utiliser le clavier, vous pouvez ajouter un raccourci clavier pour l'entrée d'insertion automatique que vous avez créée.
Faites un clic droit sur le ruban et sélectionnez Personnalisez le ruban.
le Personnaliser le ruban écran sur le Options Word s'affiche.
En bas de la liste des commandes à gauche, cliquez sur Personnaliser à côté de Raccourcis clavier.
dans le Les catégories boîte sur le Personnaliser le clavier boîte de dialogue, sélectionnez Blocs de construction.
Sélectionnez ensuite votre entrée d'insertion automatique dans le Blocs de construction boîte à droite. Par exemple, nous sélectionnons notre entrée d'insertion automatique Mon adresse.
Placez votre curseur dans le Appuyez sur la nouvelle touche de raccourci et appuyez sur le raccourci clavier que vous souhaitez utiliser.
Cliquez sur Attribuer.
Votre raccourci est ajouté au Clés actuelles boîte.
Cliquez sur Fermer.
Cliquez sur D'accord sur le Options Word pour la fermer.
Vous pouvez maintenant utiliser votre nouveau raccourci clavier pour insérer votre entrée d'insertion automatique.
Modifier le contenu d'une entrée d'insertion automatique
Que faire si vous devez modifier une entrée d'insertion automatique que vous avez créée? Vous avez peut-être déménagé et vous devez modifier votre entrée d'insertion automatique d'adresse.
Tout d'abord, tapez l'intégralité de l'entrée modifiée dans un document Word nouveau ou existant. Sélectionnez-le ensuite avec la dernière marque de paragraphe si vous souhaitez conserver la mise en forme.
Sur le Insérer onglet, cliquez sur Pièces rapides dans le Texte section. Ensuite, déplacez votre souris sur l'insertion automatique et sélectionnez Enregistrer la sélection dans la galerie d'insertion automatique depuis le bas du sous-menu.
Sur le Créer un nouveau bloc de construction boîte de dialogue, entrez le même nom dans la Nom comme l'insertion automatique existante que vous souhaitez modifier.
Cliquez sur D'accord.
Cliquez sur Oui lorsqu'on vous a demandé si vous souhaitez redéfinir l'entrée du bloc de construction.
Maintenant, vous pouvez insérer l'entrée d'insertion automatique mise à jour dans tout document Word nouveau ou existant.
Remarque: La modification d'une entrée d'insertion automatique ne modifie PAS le contenu de cette entrée là où vous l'avez déjà insérée. L'entrée d'insertion automatique modifiée n'est utilisée que chaque fois que vous l'insérez après l'avoir modifiée.
Modifier les propriétés d'une entrée d'insertion automatique existante
En plus de modifier le contenu d'une entrée d'insertion automatique, vous pouvez également modifier les propriétés d'une entrée d'insertion automatique, comme sa catégorie et sa description et le modèle dans lequel elle est enregistrée.
Pour modifier les propriétés d'une entrée d'insertion automatique, cliquez sur Pièces rapides dans le Texte dans l'onglet Insertion et sélectionnez Organisateur de blocs de construction.
Sur le Organisateur de blocs de construction, vous verrez la liste complète de tous les blocs de construction disponibles avec le Nom de chacun, et qui Galerie, Catégorie, et Modèle chacun est dedans. Ils sont classés par ordre alphabétique par Galerie, qui définit le type de chaque bloc de construction.
En haut de la liste, vous trouverez les entrées d'insertion automatique. Sélectionnez celui dont vous souhaitez modifier les propriétés, puis cliquez sur Modifier les propriétés.
le Modifier le bloc de construction boîte de dialogue s'affiche, avec les mêmes options que Créer un nouveau bloc de construction boîte de dialogue que vous avez utilisée pour créer l'entrée d'insertion automatique.
Apportez les modifications souhaitées au Galerie, Catégorie, La description, Sauver dans, et Les options des champs. Voir le Créer une nouvelle section d'insertion automatique au début de cet article pour plus d'informations sur ces champs.
Cliquez sur D'accord.
Cliquez sur Oui dans la boîte de dialogue de confirmation s'affiche pour enregistrer vos modifications et redéfinir l'entrée d'insertion automatique.
Supprimer une entrée d'insertion automatique
Si vous décidez que vous n'avez plus besoin ou que vous ne souhaitez plus d'insertion automatique, vous pouvez la supprimer.
Pour supprimer une entrée d'insertion automatique de la liste des blocs de construction, cliquez sur Pièces rapides dans le Texte section sur le Insérer onglet, puis sélectionnez Organisateur de blocs de construction.
Sélectionnez l'entrée d'insertion automatique que vous souhaitez supprimer dans le Blocs de construction liste.
Puis clique Supprimer.
Cliquez sur Oui dans la boîte de dialogue de confirmation pour supprimer l'entrée et la supprimer de la liste des Blocs de construction.
Cliquez sur Fermer sur le Organisateur de blocs de construction pour revenir à votre document.
Gagnez du temps et réduisez les erreurs avec l'insertion automatique
Les entrées d'insertion automatique sont un excellent moyen de gagner du temps et de réduire les erreurs lors de la saisie dans Word. Vous pouvez également automatiser les tâches dans Word à l'aide de macros pour gagner du temps et augmenter votre productivité.
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