Que sont les fichiers Outlook PST et pourquoi les utiliser… ou pas ?

Explicatif

ParSteve Krause

Dernière mise à jour le27 octobre 2021

Presque tous ceux avec qui je parle au travail se plaignent de la taille de leur compte de messagerie d'entreprise. Normalement, ce n'est pas un problème (mais les gens se plaignent toujours) car lorsqu'une boîte aux lettres approche de sa limite, la plupart les serveurs de messagerie (comme Microsoft Exchange) avertiront l'utilisateur afin qu'il puisse nettoyer la boîte aux lettres avant la serveur applique leurs limites de taille en limitant l'envoi/la réception depuis le serveur.

Maintenant, c'est tout Fine and Dandy JUSQU'À… vous partez en vacances pendant quelques jours, ces avertissements de taille d'e-mail vont et viennent, et puis bam! Votre boite mail est pleine, et vous ne pouvez plus envoyer/recevoir le mail depuis votre mobile ni même OWA (Outlook Web Access) d'ailleurs. J'ai reçu l'appel un million de fois. Mon iPhone ne peut pas envoyer d'e-mails, aidez-moi !

• Alors que faire?
• Existe-t-il une solution à ces boîtes aux lettres insuffisamment dimensionnées ?
• Que dois-je faire avant de partir en vacances ?

Maintenant je vous présente l'infâme (d'après IT) Fichier Outlook PST.

Que sont les fichiers Outlook .PST ?

• Les fichiers de données Outlook ou les fichiers Microsoft Outlook .PST (comme ils sont plus connus) peuvent être créés à l'aide Microsoft Outlook pour déplacer ou copier des e-mails et des pièces jointes de votre compte de boîte aux lettres du serveur vers votre compte local PC. Il s'agit essentiellement d'un fichier d'archive ou de stockage local que vous créez pour stocker les e-mails et les pièces jointes sur le disque dur, la clé USB ou le partage de serveur de votre ordinateur (selon l'endroit où vous le créez et le stockez).

Combien pouvez-vous stocker dans les fichiers Outlook .PST ?

• Avant Outlook 2003/2007, les fichiers .PST ne pouvaient stocker que 2 gigaoctets d'e-mails et de pièces jointes. Avec Outlook 2003 et Outlook 2007, le format a changé, permettant aux fichiers .PST de croître selon les besoins jusqu'à plus de 20 gigaoctets, à moins que la valeur par défaut la configuration est modifiée.
• Honnêtement, ne les laissez pas obtenir 20 concerts. C'est un beaucoup meilleure idée de garder vos fichiers .PST pas plus grands que quelques concerts. Si vous avez besoin de plus d'espace de stockage, créez un nouveau fichier .PST au lieu de créer énorme Archives .PST. Plus les fichiers .PST sont volumineux, plus les risques de corruption et de perte de données sont grands (et plus il sera difficile de sauvegarder les mauvais garçons.) Vous pouvez joindre autant de fichiers .PST fichiers vers votre client Outlook selon vos besoins, il vous suffit donc de séparer logiquement votre courrier électronique sur plusieurs fichiers .PST si vous avez besoin de stocker plus de quelques GIG d'anciens e-mail.
• ASTUCE – Si vous utilisez des fichiers .PST pour archiver d'anciens e-mails, compressez-les après y avoir copié toutes les anciennes données. Le courrier électronique n'est généralement que du texte, il se comprime donc TRÈS bien.

Comment puis-je créer des fichiers Outlook .PST ?

• C'est FACILE, voici quelques guides pour Perspectives 2007, 2013, et 2016.

Pourquoi utiliser/créer des fichiers .PST? Avantages?

Taille de la boîte aux lettres

• Vous souvenez-vous du premier paragraphe de cet article? La plupart des administrateurs de messagerie limitent la taille des boîtes aux lettres d'entreprise. Plus la boîte aux lettres est grande, plus elle a besoin d'espace disque, plus elle a besoin de sauvegarder ET plus elle a besoin de TEMPS pour effectuer ces sauvegardes.
• Si vous êtes un e-mail packrat (comme moi), une boîte aux lettres de 200 mégaoctets ne suffira pas. C'est là que les fichiers .PST entrent en jeu. Créez simplement un fichier .PST et glissez-déposez-y votre e-mail. Ils fonctionnent comme un dossier de boîte aux lettres ordinaire dans Outlook. Glisser déposer. C'est simple! Forum>.
• Les dernières versions de Windows Search indexent votre boîte aux lettres ET tous les fichiers .PST locaux (configurables) qui permettent un accès presque instantané à tous les e-mails via les fonctionnalités de recherche intégrées à Microsoft Perspectives.

Sauvegarde et reprise après sinistre

• Si vous n'avez pas (ou ne faites pas confiance) à un administrateur de messagerie qui effectue régulièrement des sauvegardes de votre serveur de messagerie, puis copie votre messagerie (oui, vous n'avez pas besoin de MOVE mail to .PST files, you can copy it also) to a local .PST file is a fast and easy method to sure your email is recoveryable in a server DR scénario.

Portabilité

• Les fichiers .PST rendent le courrier électronique portable. Par exemple, supposons que vous souhaitiez déplacer des e-mails d'une boîte aux lettres à une autre. Par exemple, peut-être que vous changez d'emploi et que vous souhaitez apporter de vieux e-mails. Ou peut-être que vous changez de fournisseur d'hébergement. OU, peut-être souhaitez-vous copier vos e-mails personnels et professionnels dans un fichier .PST, le conserver sur une petite clé USB et le garder avec vous à tout moment. Comme je l'ai dit, les fichiers .PST gardent le courrier très portable. Et oui, un compte GMAIL l'est aussi mais cet article ne concerne pas GMAIL :)

Sécurité

• Saviez-vous qu'il est presque impossible de suivre/vérifier si votre informaticien/département lit vos e-mails? Déplacer les e-mails « sensibles » ou « confidentiels » du serveur de messagerie/échange vers un fichier .PST local ajoute une couche de sécurité.
• Noter: La plupart des services informatiques ont la possibilité de récupérer vos fichiers .PST sans que vous le sachiez directement depuis votre disque dur au travail. Pour cette raison, il est essentiel d'appliquer une sécurité supplémentaire sur le disque dur de votre ordinateur. J'écrirai un article sur ce sujet sous peu mais pour l'instant, jetez un œil à cette article. C'est un peu "GEEKY" donc je vais le suivre bientôt avec un article qui explique quelques options pour sécuriser les fichiers .PST.

Quels sont les inconvénients de l'utilisation des fichiers .PST ?

Accès à distance

• Une fois le courrier déplacé dans un fichier .PST, il ne sera plus disponible sur le serveur à l'aide d'applications d'accès à distance telles que OWA ou les téléphones mobiles qui se SYNC avec votre boîte aux lettres. Pour accéder au courrier électronique dans les fichiers .PST, vous devrez utiliser un client Microsoft Outlook complet. Une petite clé USB peut aider dans ces situations. Cependant, ce n'est toujours pas aussi pratique que de laisser des e-mails sur le serveur.

Les gens ne vous aimeront pas et il est possible que vous perdiez votre emploi

• Les fichiers .PST au fil du temps (selon le nombre d'e-mails que vous recevez/conservez) peuvent occuper BEAUCOUP d'espace sur votre ordinateur local ou sur un partage de serveur, selon l'endroit où vous les stockez. Les informaticiens détestent tout ce qui les fait travailler sur quoi que ce soit à moins qu'il ne s'agisse de construire leur CV, donc mettre beaucoup de données quelque part qui les obligera à acheter plus d'espace disque les contrarie.
• Les services juridiques d'entreprise et la plupart des services de gestion des documents n'aiment pas les fichiers .PST car ils permettent à l'utilisateur final d'ignorer ou de contourner facilement les politiques de conservation/destruction des documents de l'entreprise.
• Les équipes de sécurité de l'information d'entreprise n'aiment pas non plus les fichiers .PST, car si le service juridique leur demande récupérer des données pour un procès ou une citation à comparaître, les fichiers .PST peuvent exaspérer le coût et l'effort des données récupération.

Performances du système et du cerveau

• Plus vous avez d'e-mails, plus vous et votre ordinateur devez en suivre et traiter.
• Étant donné que davantage d'e-mails et de pièces jointes sont indexés par Windows Search (ou un autre indexeur d'e-mails/système), votre index sera plus volumineux ET vos recherches prendront plus de temps.

J'espère donc avoir répondu à toutes vos questions sur les fichiers Microsoft Outlook .PST et couvert certains avantages et inconvénients de haut niveau. Mais au cas où j'aurais raté quelque chose, n'hésitez pas à laisser un commentaire ou à poster votre question dans mon forum.

Comment

Comment trouver votre clé de produit Windows 11

Si vous avez besoin de transférer votre clé de produit Windows 11 ou si vous en avez simplement besoin pour effectuer une installation propre du système d'exploitation,...

Comment

Comment effacer le cache, les cookies et l'historique de navigation de Google Chrome

Chrome fait un excellent travail en stockant votre historique de navigation, votre cache et vos cookies pour optimiser les performances de votre navigateur en ligne. Voici comment...

Offres

Correspondance des prix en magasin: comment obtenir des prix en ligne lors de vos achats en magasin

Acheter en magasin ne signifie pas que vous devez payer des prix plus élevés. Grâce aux garanties d'égalisation des prix, vous pouvez obtenir des réductions en ligne lors de vos achats dans...