Guide pratique pour l'utilisation des parties rapides d'insertion automatique dans Office 2010

Comment

ParAustin

Dernière mise à jour le26 octobre 2021

Avez-vous déjà travaillé dans Microsoft Word ou Outlook et constaté que vous utilisiez souvent le même contenu dans plusieurs documents? Je sais personnellement s'il existe un moyen de gagner du temps et de taper moins, je suis partant. Dans Office 2010, nous pouvons utiliser l'insertion automatique et les parties rapides pour gagner du temps et saisir automatiquement du texte et des champs, ou même modifier les propriétés du document. C'est particulièrement idéal pour vous les vendeurs ou les techniciens qui envoient les mêmes 10 e-mails tous les jours! Nous allons jeter un coup d'oeil!

Qu'est-ce que l'insertion automatique ?

L'insertion automatique est la partie la plus importante des parties rapides et, selon Microsoft :

L'insertion automatique est un contenu réutilisable que vous pouvez stocker et accéder encore et encore. Cliquez sur Texte automatique pour accéder à la galerie d'insertion automatique. Vous pouvez enregistrer l'insertion automatique dans la galerie d'insertions automatiques en sélectionnant le texte que vous souhaitez réutiliser, en cliquant sur

Texte automatique, puis en cliquant sur Enregistrer la sélection dans la galerie d'insertion automatique. En remplissant les nouvelles informations du bloc de construction, vous stockez le contenu que vous enregistrez pour l'utiliser encore et encore.

En d'autres termes, l'insertion automatique n'est que des morceaux de contenu textuel qui sont enregistrés afin que vous puissiez les insérer automatiquement dans vos documents, e-mails et projets en appuyant simplement sur un bouton. Cela fait gagner beaucoup de temps !

Qu'est-ce qu'une partie rapide ?

Selon Microsoft :

La galerie de parties rapides est une galerie dans laquelle vous pouvez créer, stocker et rechercher des éléments de contenu réutilisables, notamment des insertions automatiques, des propriétés de document telles que le titre et l'auteur, et des champs.

Nous examinerons plus en détail d'autres parties des parties rapides plus tard, mais pour l'instant, concentrons-nous sur l'insertion automatique.

Comment créer une nouvelle entrée d'insertion automatique
Dans Word 2010, les entrées d'insertion automatique sont stockées sous forme de blocs de construction. Pour créer une nouvelle entrée, utilisez le Créer un nouveau bloc de construction boite de dialogue.

1. Dans votre document, sélectionnez le contenu (texte) que vous souhaitez transformer en insertion automatique.

2. Clique le Insérer ruban, puis cliquez sur le Pièces rapides bouton. Puis clique Enregistrer la sélection dans la galerie d'insertion automatique.

3. Remplissez les informations dans le Créer un nouveau bloc de construction boite de dialogue:

• Nom: Saisissez un nom unique pour l'insertion automatique.
• Galerie: Sélectionnez le Texte automatique Galerie.
• Catégorie: Sélectionnez le Général catégorie ou créez une nouvelle catégorie.
• La description: Tapez une description du bloc de construction.
• Sauver en, sauver dans: Cliquez sur le nom du modèle dans la liste déroulante. Par exemple, cliquez sur Normal.dotm

C'est tout ce qu'il y a à faire pour créer des entrées d'insertion automatique. Bien sûr, vous pouvez créer différents ensembles pour différents projets et les enregistrer dans différents modèles de document (fichiers .dotm), mais nous enregistrerons ce long guide pour un autre article groovy.

Comment supprimer une entrée d'insertion automatique

4. Similaire à l'étape 2 ci-dessus, accédez à l'onglet Insertion et au menu Quick Parts > Autotext. Cette fois, cependant, vous cliquerez avec le bouton droit sur un Saisie automatique puis sélectionnez Organiser et supprimer.

5. Clique le Saisie automatique que vous souhaitez supprimer, puis cliquez sur le Effacer bouton.

Utilisation de l'insertion automatique dans Word 2010

6.a Commencez à saisir le texte contenu dans une entrée d'insertion automatique; au fur et à mesure que vous saisissez le premier mot, vous verrez une petite fenêtre contextuelle vous indiquant que vous pouvez appuyer sur Entrer pour insérer l'entrée d'insertion automatique.

6.b Vous pouvez également taper les premières lettres d'une entrée d'insertion automatique, puis appuyer sur F3 pour insérer l'entrée d'insertion automatique la plus similaire.

Quelle que soit la manière dont vous décidez d'utiliser l'insertion automatique, le résultat devrait être le même. Votre insertion automatique sera ajoutée au document de la manière par défaut spécifiée. Bien sûr, vous pouvez toujours utiliser le Parties rapides > bouton Insertion automatique sur le Insérer ruban pour placer l'insertion automatique, mais cela nécessite toutes ces étapes supplémentaires.

Qu'est-ce qu'un composant rapide de propriété de document ?

Les composants rapides de propriété de document offrent un accès rapide et facile aux propriétés de métadonnées de votre document. Alors que l'insertion automatique est disponible dans Word et Outlook, les composants rapides de propriété de document ne sont disponibles que dans Word 2010; le reste de la suite est laissé de côté.

7. Il existe plusieurs façons d'accéder aux propriétés du document. Le plus rapide vient du Fichier > Informations menu. Ici, vous pouvez cliquer sur le Propriétés pour afficher le panneau de document ou accéder directement à la fenêtre des propriétés avancées du document.

8.a Si vous avez opté pour le panneau Propriétés du document, il apparaîtra sous la forme d'une barre juste au-dessus de l'espace de travail du document. D'une part, cela vous donne un moyen rapide de modifier les métadonnées d'un document, mais cela a l'inconvénient de prendre beaucoup d'espace à l'écran.

8.b Vous pouvez également accéder aux propriétés avancées du document à partir du panneau de document.

9. La fenêtre Propriétés avancées du document est la même que celle que vous verriez habituellement si vous faisiez un clic droit sur un fichier de document à partir de l'Explorateur Windows et sélectionnez Propriétés. Dans le Sommaire, vous pouvez modifier toutes les méta-informations d'un document.

10. Vous pouvez entrer des composants rapides de propriété de document à partir du ruban Insérer dans Word. Une fois inséré dans un document, il remplira automatiquement les informations demandées, quelles que soient les données disponibles.

Notez que cela fonctionne comme une synchronisation de données. Si vous modifiez ces informations saisies, cette modification s'applique également aux propriétés avancées de votre document.

Cela vous semble amusant? S'il vous plaît, essayez-le! Je dois jouer avec plus de nouvelles fonctionnalités d'Office 2010 !

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