Comment prendre le contrôle des e-mails en utilisant la priorité et ne pas déranger

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ParSteve Krause

Dernière mise à jour le3 septembre 2021

Bien que peu diront qu'un e-mail est un outil inestimable pour la plupart des organisations, de plus en plus d'études montrent que trop d'e-mails peut entraîner de graves problèmes de productivité pour ses employés. Par exemple, rappelez-vous ce document que vous avez été chargé d'écrire, mais cela a pris trois fois plus de temps que prévu car chaque fois que vous vous y concentriez, un nouvel e-mail arrivait dans votre boîte de réception. Plutôt que de l'ignorer, vous vous êtes senti obligé de répondre. Et dix minutes se sont écoulées.

Pour moi, cela se produit toutes les cinq minutes à mon bureau (c'est pourquoi cet article a pris trois heures à écrire), et je ne serais pas surpris si 99% d'entre vous ont une histoire similaire. C'est pourquoi j'étais ravi lorsque Microsoft a publié un nouveau plug-in Outlook 2007 appelé: Priorisateur d'e-mails.

Microsoft Outlook Email Prioritizer est un Logiciel gratuit télécharger depuis le nouveau Microsoft OfficeLabs.

Dans leurs mots :

Fatigué de la surcharge d'e-mails? Email Prioritizer est conçu pour vous aider à gérer la surcharge d'e-mails avec une fonction "ne pas déranger" et un classement des e-mails. Fonctionne avec Outlook 2007 exécuté sur le serveur Exchange.

Traits:

• Bouton Ne pas déranger - Arrêtez de recevoir des e-mails pendant une période spécifiée
• Priorités des e-mails – Les e-mails ont une priorité attribuée en fonction de règles prêtes à l'emploi pour aider à trouver les e-mails pertinents

L'installation a été rapide et facile :

La première fois que vous lancez Outlook après avoir installé le nouveau module complémentaire, préparez-vous à attendre quelques minutes pendant qu'il analyse votre courrier électronique et attribue les différentes priorités.

Une fois Outlook ouvert après l'installation, vous remarquerez une nouvelle barre d'outils en haut de votre client Microsoft Outlook 2007. Les réglages sont assez simples. Vous pouvez configurer le paramètre "Ne pas déranger" par intervalles de 30 minutes jusqu'à quatre heures ou jusqu'à la fin de la réunion à laquelle vous participez actuellement (comme prévu dans votre calendrier Outlook.)

De plus, vous pouvez également configurer la façon dont votre boîte de réception affiche les e-mails en fonction des priorités attribuées aux e-mails à partir de la barre d'outils.

Vous pouvez soit accepter les « règles de priorité » par défaut, soit les personnaliser selon vos préférences en cliquant sur le bouton Options dans la nouvelle barre d'outils de priorisation des e-mails.

Une fois ici, c'est assez simple. Ajustez les paramètres et cliquez sur OK pour enregistrer.

J'utilise le Plug-In au travail depuis quelques jours maintenant. Jusqu'ici tout va bien. J'utilise une méthode différente pour prioriser ma boîte de réception, mais la fonction "Ne pas déranger" a déjà eu un impact très positif sur mes habitudes de lecture des e-mails/DeskTime.

Mise à jour du 25/08/08

Ce matin, j'ai été invité par un outil de mise à jour automatique à mettre à niveau Microsoft Email Prioritizer à partir de V1.0.818.0 à 1.0.820.0. Les notes mentionnent que la mise à jour est destinée aux utilisateurs qui n'ont pas de connexion à Exchange Les serveurs:

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