Comment configurer et gérer l'archivage automatique dans Outlook 2010

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ParAustin

Dernière mise à jour le20 août 2021

Depuis le début d'Outlook, Microsoft a toujours inclus l'archive et Archive automatique fonctionnalités, et Outlook 2010 ne fait pas exception. La fonction d'archivage automatique déplace ou supprime automatiquement les anciens e-mails de votre boîte aux lettres principale dans un fichier de données d'archivage stocké sur votre disque dur local. Ces fichiers sont appelés fichiers .PST. Dans le passé, quand Les fichiers Outlook .PST avaient une limite de 2 GIG, la fonction d'archivage était beaucoup plus importante car elle archivait les anciens e-mails de votre fichier .PST principal et dans un fichier Archive.pst. Cela étant dit, même si les fichiers .PST dans Outlook 2010 ont une limite de 20 Go, c'est toujours une bonne idée de le laisser gérer votre ancien courrier électronique pour que vos fichiers .PST restent petits et que les performances du système soient élevées.

Que fait la fonction d'archivage automatique ?

L'archivage automatique réduit la taille de la boîte aux lettres en supprimant ou en déplaçant les anciens éléments vers un fichier de données d'archive ou .PST. Le processus fonctionne à peu près de la même manière, que vous utilisiez Microsoft Exchange au travail ou IMAP ou POP à partir d'une configuration à domicile ou dans une petite entreprise. C'est essentiellement comme retirer quelques piles de papier de votre bureau et les placer dans un classeur à accès rapide organisé ou un fichier .PST, comme mentionné ci-dessus. Ce processus est différent de l'exportation de deux manières. L'exportation vous permettra de déplacer les e-mails dans plusieurs formats externes différents, tandis que l'archivage vous permet uniquement de déplacer les anciens e-mails vers un fichier .pst ou de supprimer entièrement l'e-mail. L'archivage permet également un accès plus facile aux anciens e-mails puisqu'il existe un onglet dans le volet de navigation d'Outlook. Bien sûr, vous pouvez également configurer l'archivage automatique pour supprimer également votre ancien courrier.

Comment activer l'archivage automatique par défaut pour tous les dossiers Outlook 2010

1. Dans Microsoft Outlook et cliquez sur le Dossier menu et sélectionnez Choix.

2. Dans le menu Options, cliquez sur le Avancé puis cliquez sur l'onglet Paramètres d'archivage automatique bouton.

3. Cliquez sur la case à cocher pour Exécutez l'archivage automatique tous les [14] jours. À partir de là, vous pouvez personnaliser davantage les paramètres d'archivage automatique pour Outlook 2010; cependant, par défaut, une fois activé, l'archivage automatique déplacera (et non supprimera) tous les messages datant de plus de six mois dans un fichier Archive.pst. Je vous suggère de garder le Invite avant l'exécution de l'archivage automatique coché afin que vous soyez alerté chaque fois qu'un archivage se produit. Vous seriez surpris de la fréquence à laquelle les gens me posent des questions sur les messages manquants. Normalement, c'est une fonction d'archivage automatique. Une fois que vous avez les paramètres où vous les aimez, cliquez sur Appliquez ces paramètres à tous les dossiers maintenant.

Si vous avez suivi les étapes ci-dessus, l'archivage automatique active tous vos messages Outlook. S'il y a un dossier que vous souhaitez exclure de l'archivage automatique, ou si vous souhaitez qu'il ne s'applique qu'à quelques dossiers, nous pouvons également le faire. Outlook 2010 vous permet de personnaliser les paramètres d'archivage automatique pour chaque dossier; Voici comment.

Modifier les paramètres d'archivage automatique pour les dossiers Outlook 2010 uniques

4. Dans Outlook, regardez dans le volet de navigation de gauche. À partir de là, cliquez avec le bouton droit sur n'importe quel dossier et sélectionnez Propriétés pour définir sa politique d'archivage automatique.

5. Dans la fenêtre Propriétés de la boîte de réception qui s'affiche, cliquez sur le Archive automatique languette. Ici, vous pouvez personnaliser les paramètres d'archivage automatique pour ce dossier ou même désactiver entièrement l'archivage automatique pour celui-ci.

Très bien, nous savons maintenant comment archiver automatiquement des dossiers individuels. Mais que se passe-t-il si vous ne souhaitez pas du tout utiliser l'archivage automatique? Si vous n'êtes pas fan de la fonction automatique, vous pouvez toujours utiliser l'archivage en utilisant le processus manuel.

Comment archiver manuellement des éléments

6. Dans Outlook, cliquez sur le Dossier> Infos onglet de menu et sélectionnez Outils de nettoyage > Archiver.

7. Dans la boîte de dialogue Archiver qui s'affiche, sélectionnez Dossiers vous voulez Archive. Ce processus est presque le même que l'archivage automatique, sauf qu'il s'agit d'un accord unique. Quelque chose de différent est que vous pouvez même remplacer la propriété "Ne pas archiver automatiquement" si vous l'avez appliquée à certains dossiers, mais c'est facultatif.

Où se trouvent les éléments archivés Outlook ?

8. Dans Outlook, vous pouvez accéder aux éléments archivés à partir du dossier Archive dans le volet de navigation de messagerie de gauche.

9. Vous pouvez également accéder aux archives à partir d'Outlook .TVP fichier où ils stockent. Vous pouvez y accéder en cliquant sur le Fichier > Ouvrir onglet de menu et sélectionnez Ouvrir le fichier de données Outlook.

10. Par défaut, l'emplacement du fichier .pst de l'archive Outlook est :

%UserProfile%DocumentsFichiers Outlook

Si vous n'avez jamais utilisé l'archivage dans Outlook auparavant, essayez-le. Cela vous aidera à garder les choses propres et à supprimer les anciens éléments de courrier électronique inutilisés de votre fichier de boîte aux lettres principale/.PST. C'est aussi un bon moyen de garder la taille du fichier .PST sous contrôle. Et cela contribuera aux performances du système !

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