Comment créer une archive de format de document portable (PDF / A)

PDF / A est une norme stricte du format PDF (Portable Document Format) d'Adobe que les tribunaux fédéraux des États-Unis exigent pour la présentation et l'archivage (c'est là que le «A» entre en jeu) des documents PDF. Voici une technique simple pour créer des PDF / As que le tribunal acceptera.

Le concept derrière PDF / A est simple, mais les instructions fournies par divers fournisseurs sont très compliquées. Voici le moyen facile de le faire. Pour mon exemple, j'utilise Adobe Pro 9.3, mais cela fonctionne sur Adobe Standard 7 et versions ultérieures. Plus la version est élevée, mieux c'est.

Tout d'abord, ouvrez le PDF que vous souhaitez convertir en PDF / A. En surface, un PDF ordinaire et un PDF / A auront la même apparence. Les différences sont sous le capot.

Choisissez Fichier / Enregistrer sous «Post Script». Il a l'extension .ps.

Fermez maintenant votre PDF et ouvrez Acrobat Distiller.

Choisissez Paramètres / Modifier les paramètres Adobe PDF.

Accédez à Polices pour vous assurer d'incorporer toutes les polices dans votre document. Dans ce cas, j'ai déjà intégré le mien.

Ouvrez maintenant votre fichier PDF.ps. En l'ouvrant, Distiller le convertira automatiquement en PDF / A conforme.

Mais est-ce vraiment conforme? Allons vérifier.

Ouvrez votre PDF nouvellement créé dans Adobe Pro (ou Standard) et exécutez le contrôle en amont en allant dans Avancé / Contrôle en amont.

Maintenant, analysez. Choisissez PDF / A-1b, sauf demande contraire du tribunal.

Aucun problème trouvé! Les tribunaux fédéraux l'accepteront. Vérifiez auprès du gouvernement de votre pays - si vous habitez en dehors des États-Unis - pour voir si le format PDF / A est un format requis par ses tribunaux.

Si vous ou votre entreprise effectuez un travail fédéral, cette nouvelle exigence de dépôt en PDF / A aura certainement un impact sur la façon dont vous créez et travaillez avec les documents PDF.