Utilisez Dropbox plus efficacement avec ces 10 trucs et astuces

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ParMark O'Neill

Dernière mise à jour le23 octobre 2018

Internet nous a fourni de nombreux nouveaux adjectifs. Rechercher quelque chose, c'est «le rechercher sur Google». Téléphoner à quelqu'un, c'est «Skype». Envoyer un message à quelqu'un, c'est «le relâcher» ou «l'appliquer» (comme dans WhatsApp). Lorsqu'il s'agit d'envoyer un fichier via le stockage dans le cloud, l'adjectif de celui-ci appartient fermement à Dropbox avec "Je vais le déposer".

Après tout, «Je vais vous Google Drive le fichier» n'a pas exactement la même sonnerie, n'est-ce pas?

Mis à part les bases de l'utilisation de Dropbox (qui ont déjà été repensées à l'infini), que pouvez-vous faire pour maximiser votre utilisation hors service? C'est le sujet d'aujourd'hui dans la classe technologique groovyPost.

Utilisez Dropbox plus efficacement avec ces 10 trucs et astuces

OK étudiants, prenez des notes.

Contrôlez ce qui est synchronisé à l'aide de la «synchronisation sélective»

Si vous avez beaucoup de fichiers dans la version Web de votre compte Dropbox, vous ne voudrez peut-être pas que tout cela encombre votre ordinateur. Surtout si vous avez un espace limité sur votre disque dur. Par conséquent, si vous avez des fichiers qui ne sont pas strictement nécessaires en ce moment sur votre ordinateur, vous pouvez utiliser quelque chose appelé Synchronisation sélective.

Cela indique à Dropbox de supprimer ce dossier de l'ordinateur, mais de le conserver dans la version Web de Dropbox. Si Dropbox est installé sur plusieurs ordinateurs, vous pouvez avoir différents paramètres de synchronisation sélective sur chaque appareil, selon vos besoins et l'espace disque dur.

Pour utiliser la fonctionnalité, cliquez avec le bouton droit sur l'icône Dropbox dans votre barre d'état système et accédez aux Préférences. Sous l'onglet Sync se trouve le Synchronisation sélective option.

Si vous cliquez sur le bouton, vos dossiers Dropbox s'afficheront. Décochez les dossiers que vous souhaitez supprimer de l'ordinateur et cliquez sur Mise à jour. Maintenant, regardez le dossier disparaître de l'ordinateur.

Veuillez noter que vous ne pouvez supprimer que des dossiers, pas des fichiers individuels. Par conséquent, les fichiers que vous souhaitez supprimer doivent être placés dans un dossier et ce dossier doit être supprimé. J'ai généralement un dossier «unsync» et jette tous les fichiers inutiles dans celui-ci.

Partager et commenter des fichiers à l'aide du menu contextuel

Lorsque vous êtes dans le dossier Dropbox de votre ordinateur, un clic droit sur un fichier fait apparaître plusieurs Options liées à Dropbox: Partager, Copier le lien Dropbox, Afficher sur Dropbox.com, Historique des versions et Afficher Commentaires.

En cliquant Partager vous permet de définir un lien de partage et d'entrer l'adresse e-mail de la personne à laquelle vous souhaitez envoyer le lien. Alternativement, vous pouvez cliquer sur l'option pour copier le lien dans votre presse-papiers. De cette façon, vous pouvez envoyer le lien par SMS, chat, etc.

Envoyer des demandes de fichiers à des utilisateurs non Dropbox

Bien que Dropbox soit devenu synonyme de stockage cloud, tout le monde ne l'utilise pas. Et si vous avez besoin d'un utilisateur non Dropbox pour télécharger quelque chose sur votre compte. À moins d'enlever toute leur famille et de leur dire d'ouvrir un compte Dropbox, ils pourraient plutôt utiliser l'un des deux services.

Le premier est Envoyer vers Dropbox ce qui crée une adresse e-mail unique. Vous pouvez ensuite donner l'adresse e-mail aux gens et ils peuvent vous envoyer les fichiers par e-mail, qui apparaîtront ensuite dans votre compte.

La deuxième possibilité est JotForm qui a une fonctionnalité où vous pouvez configurer et intégrer une boîte de téléchargement de fichiers sur votre site Web. J'hésiterais à l'utiliser, car n'importe qui peut télécharger n'importe quoi sur votre Dropbox, y compris des fichiers infectés par des virus. Au moins, avec «Envoyer vers Dropbox», vous pouvez faire attention à qui vous donnez l'adresse e-mail.

Connectez votre compte Dropbox à des sites Web de téléchargement de livres électroniques (légaux)

Sites de téléchargement légal, tels que Projet Gutenberg, vous permet désormais de vous connecter à votre compte de stockage cloud. De cette façon, lorsque vous souhaitez télécharger un livre, il peut être envoyé directement à votre compte sur Dropbox, Google Drive ou OneDrive.

Choisissez simplement le livre que vous voulez, et vous verrez les icônes de stockage cloud sur le côté droit. Choisissez votre service préféré et il vous sera demandé d'autoriser le site à accéder à votre compte Dropbox.

Ajoutez «Dropbox pour Gmail» pour intégrer vos fichiers dans un e-mail

Comme la taille des fichiers pour les pièces jointes aux e-mails est toujours limitée à environ 25 Mo, il est possible de placer le fichier dans le stockage cloud et de le lier à l'intérieur de l'e-mail. Ensuite, le destinataire n'a qu'à cliquer sur le lien de stockage cloud pour télécharger le fichier.

Entrer Dropbox pour Gmail. Pour obtenir ce module complémentaire Gmail gratuit, cliquez sur le bouton "+" dans la barre latérale droite du nouveau Gmail. Lorsque la boîte de Google Apps Suite s'affiche, recherchez Dropbox. Quelques clics plus tard, il sera ajouté. Actualisez maintenant votre page Gmail pour la voir opérationnelle.

Maintenant, lorsque vous composez un e-mail à quelqu'un, vous verrez une petite icône Dropbox parmi les options. En cliquant dessus, vous accédez à vos fichiers. Choisissez celui que vous souhaitez envoyer et vous partez pour les courses.

Activer le partage de captures d'écran dans Dropbox

C'est celle que je n'utilise pas vraiment car j'ai déjà ma fidèle application de capture d'écran - SnagIt. Cependant, certains d'entre vous voudront peut-être utiliser la fonction de partage de captures d'écran dans Dropbox.

Cependant, il ne fait pas de captures d'écran. Il place uniquement vos captures d'écran dans un dossier Dropbox et crée automatiquement des liens de partage Dropbox afin que d'autres puissent les télécharger.

Dans les paramètres Dropbox, vous avez la possibilité de partager des captures d'écran.

Maintenant, lorsque vous faites une capture d'écran (disons avec CMD + SHIFT + 4 sur votre MacOS), la capture d'écran ira dans un dossier «captures d'écran» de votre Dropbox. Un lien de partage sera alors généré automatiquement et copié dans votre presse-papiers.

Déplacer l'emplacement par défaut du dossier Dropbox sur votre ordinateur

Rappelez-vous au début quand je vous ai parlé de Selective Sync? Eh bien, sous ce même Sync L'onglet est l'emplacement par défaut du dossier Dropbox sur votre ordinateur.

Généralement, Windows et MacOS placent le dossier Dropbox dans un endroit vraiment stupide et peu pratique. Alors que j'aime avoir un dossier Cloud Storage sur l'ordinateur, et y avoir les dossiers par défaut pour Dropbox, Google Drive, Sync, etc. Cela m'ennuie sans fin que OneDrive ne puisse pas être déplacé.

Si vous souhaitez déplacer facilement votre dossier Dropbox vers un autre emplacement sur votre ordinateur, cliquez sur le Bouge toi bouton sous Emplacement du dossier Dropbox. Choisissez votre nouvel emplacement et le dossier se déplacera avec tout le contenu du dossier.

Changer l'emplacement par défaut de «sauvegarde» en Dropbox

Dans des endroits tels que les paramètres de votre ordinateur et les paramètres du navigateur, vous êtes invité à spécifier un emplacement par défaut pour l'enregistrement des fichiers. J'ai un dossier «Téléchargements» dans lequel tout est jeté, mais à la place, pourquoi ne pas spécifier un dossier Dropbox? De cette façon, tout ce que vous téléchargez sera synchronisé sur les ordinateurs.

Le seul inconvénient est de vous assurer que vous disposez de suffisamment d'espace Dropbox si vous avez l'habitude de télécharger de gros fichiers… .ahem.

Fichiers Dropbox sécurisés avec BoxCryptor

L'un des inconvénients du stockage cloud est qu'ils (pour l'instant) n'offrent pas de cryptage. La seule exception est Sync, que j'utilise également et qui est génial. Mais Dropbox n'offre aucun cryptage de fichier.

Jusqu'à ce qu'ils le fassent, une bonne alternative est BoxCryptor. Avec une version gratuite limitée et deux versions payantes, BoxCryptor crée un lecteur virtuel sur votre ordinateur qui devient votre nouveau dossier Dropbox. Lorsque vous faites glisser un fichier dans le dossier, vous pouvez spécifier s'il doit être chiffré ou non avant d'être envoyé au serveur Dropbox.

Stockez automatiquement les enregistrements audio dans votre dossier Dropbox

Si vous êtes le genre de personne qui aime exprimer vos pensées sur l'audio, alors celui-ci est fait pour vous. RecUp (pour iOS) et Enregistreur intelligent (pour Android) sont deux applications qui téléchargent automatiquement des enregistrements dans votre dossier Dropbox lorsque vous avez terminé l'enregistrement.

Encore une fois, assurez-vous d'avoir suffisamment d'espace Dropbox pour tous ces fichiers MP3 qui commenceront à s'empiler.

Conclusion

Comme vous pouvez le voir, il y a beaucoup de choses sympas que vous pouvez faire avec Dropbox. Même si vous n'utilisez pas tous ces conseils, l'apprentissage de quelques astuces peut rendre Dropbox encore plus utile qu'il ne l'est déjà.