Comment BCC automatiquement les e-mails à l'aide de règles dans Outlook

Comment

ParMichael Bryant

Dernière mise à jour le3 septembre 2020

Selon votre situation, vous souhaiterez peut-être envoyer des copies cachées d'e-mails via Microsoft Outlook. Plutôt que de le faire manuellement à chaque fois, vous pouvez créer une règle qui le fait automatiquement. La solution ci-dessous fait le travail et nécessite peu de configuration; cela fonctionne chaque fois que vous envoyez un e-mail à un individu ou à un groupe.

Pourquoi les e-mails Cci ?

BCC signifie "copie carbone aveugle". Tout comme CC (ou « copie carbone »), BCC est un moyen d'envoyer des copies d'un e-mail à d'autres personnes. Contrairement à CC, cependant, dans ce cas, le destinataire principal ne sait pas que quelqu'un d'autre a reçu une copie.

Avec les règles de Microsoft Outlook, vous pouvez automatiquement copier quelqu'un à l'aveugle chaque fois que vous envoyez un e-mail à une personne ou à un groupe. Par exemple, vous voudrez peut-être BCC votre superviseur ou votre service des ressources humaines pour documenter correctement une correspondance avec quelqu'un. Dans un autre cas, un groupe BCC est un excellent moyen d'envoyer un e-mail à un grand nombre de personnes (comme une newsletter ou un dépliant) sans leur donner accès aux informations de contact de tout le monde.

Création d'une règle BCC dans Microsoft Outlook

1. Cliquez sur Déposer dans Microsoft Outlook.
2. Sélectionner Info dans le menu de gauche.
3. Choisissez la boîte, Gérer les règles et les alertes.

Ensuite, il est temps de créer des règles pour BCC. Il n'y a aucun moyen de créer des BCC automatiques dans Microsoft Outlook qui ne nécessitent qu'une seule étape. C'est toujours possible, cependant, en créant deux règles distinctes

Créer un groupe

1. Cliquez sur Nouvelle règle en haut à gauche de la zone Règles et alertes.
2. Choisir Appliquer la règle sur les messages que j'envoie dans la section Démarrer à partir d'une règle vierge.
3. Sélectionner Prochain.
4. Cochez la case, envoyer à des personnes ou à un groupe public.
5. Clique le Personnes ou groupe public lien pour choisir votre ou vos destinataire(s).
6. Ajouter le destinataire (ou les destinataires). Vous pouvez sélectionner le ou les e-mails dans votre carnet d'adresses ou en les saisissant dans le champ « À ».
7. Cliquez sur d'accord.

Ensuite, nous créons une catégorie, qui sera utilisée plus tard pour envoyer automatiquement des e-mails en Cci :

1. Cliquez sur Prochain.
2. Cochez la case à côté de l'affecter à la catégorie catégorie.
3. Sélectionner Catégorie sous Modifier la description de la règle.
4. Vérifier un existant Catégorie ou en créer un nouveau.
5. Cliquez sur Prochain.
6. Sélectionner Prochain.
7. Ajouter un nom de la règle.
8. Choisir Finir.

Noter: cette règle ne s'exécutera que lorsque vous ouvrirez Microsoft Outlook.

Les premières règles indiquaient que chaque fois que vous envoyez un e-mail à une ou plusieurs personnes, une catégorie lui est attribuée. Il est maintenant temps de créer une règle qui transférera automatiquement les e-mails reçus vers un autre e-mail. Dans ce cas, à vous-même ou à quelqu'un d'autre.

Activer le renvoi automatique

Avant d'aller de l'avant, assurez-vous de cliquer sur le Dossier envoyé pour votre e-mail dans Microsoft Outlook. Sinon, cela ne fonctionnera pas.

1. Cliquez sur Nouvelle règle en haut à gauche de la zone Règles et alertes.
2. Choisir Appliquer la règle sur les messages que je reçois sous Commencer à partir d'une règle vide.
3. Sélectionner Prochain.
4. Vérifier Attribué à la catégorie Catégorie.

De là:

1. Cliquez sur Catégorie sous l'étape 2.
2. Choisissez la catégorie sélectionnée ci-dessus.
3. Sélectionner d'accord.
4. Cliquez sur Prochain.
5. Cochez la case pour Transférez-le à des personnes ou à un groupe public.
6. Choisir Personnes ou groupe public dans la partie inférieure.
7. Ajouter le un courriel transféré dans la zone À.
8. Sélectionner Suivant deux fois.
9. Spécifie le nom de la règle.
10. Choisir Finir.

Noter: cette règle ne s'exécutera que lorsque vous ouvrirez Microsoft Outlook.

En vertu de ces règles, lorsqu'un e-mail est envoyé à une ou plusieurs personnes (règle 1), il est finalement transféré à quelqu'un d'autre (ou à un groupe de personnes) via BCC (règle 2). Vous pouvez ajuster les règles à tout moment en retournant dans Fichier > Informations et en sélectionnant Gérer les règles et les alertes.

Créez-le et oubliez-le

Lorsque vous devez documenter des e-mails envoyés à d'autres en publiant un Cci, vous pouvez le faire manuellement à chaque fois ou créer deux règles, de sorte que cela se fasse automatiquement à chaque fois. Qu'attendez-vous, dirigez-vous vers Microsoft Outlook et commencez à créer vos règles !

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