Comment afficher les données masquées dans Word avant de partager des documents

Comment

ParWrittenhouse de sable

Dernière mise à jour le23 février 2021

Nous prenons toutes sortes de précautions avec nos informations numériques ces jours-ci. Mais une chose à laquelle vous ne pensez probablement pas, ce sont les données jointes aux documents que vous créez dans Microsoft Word.

Sans le savoir, vous pouvez partager un document contenant du texte masqué, des commentaires, des informations personnelles, des détails d'envoi pour révision, etc. Ici, nous allons vous montrer comment inspecter votre document pour ces types de détails dans le document lui-même et dans les métadonnées, et les supprimer de votre document Word.

Afficher les données masquées dans votre document

Tout d'abord, Microsoft recommande que vous utilisez le processus ci-dessous sur une copie de votre document plutôt que sur l'original. La raison en est que si vous utilisez l'outil pour supprimer des données, il se peut qu'il ne soit pas possible de les restaurer par la suite. Ainsi, en fonction des détails que l'inspecteur trouve, de l'intention de votre document et des personnes avec lesquelles vous prévoyez de le partager, envisagez cette option.

Pour afficher ces données masquées, ouvrez le document que vous souhaitez vérifier, puis procédez comme suit.

1. Clique le Déposer onglet et sélectionnez Info sur le côté gauche.
2. À côté de Inspecter le document, cliquez sur Vérifier les problèmes. Avant de cliquer sur ce bouton, vous pouvez voir des détails à côté de lui avec un résumé de ce qui a déjà été trouvé.
3. Sélectionner Inspecter le document.
4. Si vous n'avez pas encore enregistré votre document, vous serez peut-être invité à le faire. Choisir Oui ou Non selon votre préférence.
5. Quand le Inspecteur de document s'affiche, cochez les cases de tous les éléments que vous souhaitez que l'outil recherche. Vous avez près d'une douzaine de catégories allant des commentaires et révisions au contenu XML personnalisé et invisible.
6. Cliquez sur Inspecter.

Vous verrez alors les résultats de l’inspection. Les coches vertes signifient qu'aucun élément n'a été trouvé. Les points d'exclamation rouges indiquent que des éléments ont été trouvés et vous verrez exactement quels sont ces éléments.

Maintenant, la balle est dans votre camp. Vous pouvez cliquer sur le Enlever tout à côté des éléments trouvés pour les supprimer de votre document. Ou tu peux Fermer l'outil, effectuez les modifications vous-même, puis réinspectez-le.

Notez simplement l'avertissement en bas de l'outil qui réitère la déclaration de Microsoft: Certaines modifications ne peuvent pas être annulées. Veuillez donc garder cela à l'esprit avant de cliquer sur le bouton Supprimer tout.

De toute évidence, tous les éléments ne sont pas aussi importants que les autres, de sorte que vous ne vous inquiétez peut-être pas si votre document partagé contient certains d'entre eux. Par exemple, si le document inclut le nom du modèle utilisé, vous pouvez laisser cet élément rester.

Examinons de plus près les types d'éléments inclus dans les catégories de l'inspecteur de document.

Détails de l'inspecteur de documents Word

Il ne s'agit pas d'une liste exhaustive des éléments pouvant être contenus dans votre document Word. Mais cela vous donne une bonne idée des catégories et des éléments à surveiller lors de l'utilisation de l'outil. Pour une liste complète au fur et à mesure de son évolution, consultez le Page de support Microsoft pour les données masquées.

• Commentaires, révisions, versions et annotations: commentaires, marques de révision, détails de la version du document et annotations manuscrites.
• Propriétés du document et informations personnelles: propriétés du document (Résumé, Statistiques et Propriétés du document), fiches de routage, détails d'envoi pour examen, propriétés du serveur de documents, informations sur le type de contenu, nom du modèle et utilisateur Nom.
• Texte caché: Texte que vous avez mis en forme comme masqué dans votre document.
• Contenu invisible: objets que vous avez mis en forme comme invisibles dans votre document.
• En-têtes, pieds de page et filigranes
• Données XML personnalisées
• Compléments du volet des tâches
• Documents intégrés
• Macros, formulaires et contrôles ActiveX
• En-têtes réduits
• Encrer

Comme vous pouvez le voir, il y a certains éléments que vous souhaitez garder plus privés que d'autres. Alors utilisez votre meilleur jugement. Et si vous craignez de ne pas pouvoir restaurer quelque chose que vous supprimez avec l'inspecteur de document, envisagez de sauvegarder le document original (avant d'utiliser l'outil) et de partager une copie (après avoir utilisé l'outil) au lieu.

Protégez vos données lors du partage de documents Word

Le processus d'exécution de l'inspection sur votre document prend moins d'une minute. Cela vaut donc la peine de partager ce moment de votre temps pour vous assurer de ne pas partager quelque chose de personnel ou de sensible.

Pour en savoir plus sur la protection de vos données, consultez comment protéger votre ordinateur Windows contre les ransomwares et comment déchiqueter définitivement des fichiers sous Windows trop.

offres

Appariement des prix en magasin: comment obtenir des prix en ligne lors de vos achats en magasin

L'achat en magasin ne signifie pas que vous devez payer des prix plus élevés. Grâce aux garanties d'égalisation des prix, vous pouvez obtenir des remises en ligne lors de vos achats à ...

Comment

Comment offrir un abonnement Disney Plus avec une carte-cadeau numérique

Si vous appréciez Disney Plus et souhaitez le partager avec d'autres, voici comment acheter un abonnement Disney + Gift pour ...

Comment

Votre guide de partage de documents dans Google Docs, Sheets et Slides

Vous pouvez facilement collaborer avec les applications Web de Google. Voici votre guide sur le partage dans Google Docs, Sheets et Slides avec les autorisations ...