Comment désactiver l'historique des conversations et forcer l'enregistrement

Par défaut, l'historique de Google Chat est enregistré dans les comptes Gmail des utilisateurs et est accessible sous le libellé Chats. Bien que les utilisateurs puissent désactiver l'enregistrement de l'historique de chat, beaucoup ne le savent pas car ils ne savent probablement même pas que le paramètre existe. Si vous êtes une entreprise qui est devenue Google, c'est un problème. Pourquoi?

Je travaille dans la sécurité de l'information au niveau de l'entreprise depuis un certain nombre d'années et ce que j'ai trouvé, c'est que les gens ont tendance à dire des choses très inappropriées dans le chat par rapport à email. Normalement, cela est dû au fait que de nombreux employés considèrent le courrier électronique comme étant très formel et le chat comme transitoire, un peu comme un appel téléphonique. Après tout, personne n'écoute ces conversations de chat, non? Faux. Comme je l'ai expliqué, Google Chat enregistre ces conversations de messagerie instantanée par défaut, ce qui les rend toutes facilement détectables si votre entreprise reçoit une assignation à la découverte de données. Ouais, ça pourrait être vraiment, vraiment mauvais.

La bonne nouvelle est que Google Apps permet à l'administrateur système de désactiver l'enregistrement de l'historique des conversations et de forcer le paramètre «Off the record» à l'échelle mondiale pour tous les utilisateurs de Google Apps dans votre entreprise. Voici comment procéder.

Connectez-vous à votre console de gestion Google Apps à l'aide de vos informations d'identification d'administrateur et cliquez sur Paramètres.

Cliquez sur Chat dans la barre latérale gauche.

Cochez la case Désactiver l'historique des chats en forçant tous les futurs chats à être «Off the Record».

Enregistrez la modification en cliquant sur Enregistrer les modifications.

À partir de ce moment, tout futur les discussions de chat ne seront pas archivées dans le compte Gmail de vos utilisateurs dans Google Apps. Les discussions de chat précédentes resteront cependant sauf si elles sont supprimées par l'utilisateur. Malheureusement, Google ne fournit pas aux administrateurs système un moyen de purger l'ancien historique de chat si vous êtes une entreprise qui a besoin de cette purge, je vous recommande de contacter votre compte Google Directeur.