Comment développer un processus d'approbation des médias sociaux pour votre entreprise: Social Media Examiner

Travaillez-vous avec une équipe de médias sociaux? Vous vous demandez comment créer un processus d'approbation de contenu sur les réseaux sociaux?

Dans cet article, vous découvrirez comment configurer un flux de travail pour gérer, planifier et publier du contenu pré-approuvé sur les réseaux sociaux.

# 1: Partagez les médias sociaux et les actifs de la marque avec votre équipe en un seul endroit

Que vous soyez un gestionnaire de médias sociaux débutant ou un stratège chevronné, vous savez que disposer de toutes les informations pertinentes pour votre marketing sur les médias sociaux est essentiel à votre succès. Cependant, la collecte de ces informations peut être difficile.

D'autres services peuvent avoir leur propre contenu, des vacances, des événements et d'autres détails importants dont vous devez être conscient tout en adaptant votre contenu aux objectifs de l'entreprise et à la voix de la marque.

Alors, comment faites-vous le suivi de tout cela? De nombreux outils gratuits et payants peuvent gérer tout ou partie de votre flux de travail sur les réseaux sociaux, tels que

Sprout Social, SmarterQueue, et CoSchedule. Dans le cadre de cet article, je vous montre comment j'utilise Airtable et Agorapulse.

Airtable vous permet de collecter des informations générales telles que des liens que vous utilisez fréquemment, des mots-clés, des recherches, des vacances, des événements d'entreprise, des informations sur les membres de l'équipe, des documents et des liens. Vous pouvez également stocker des actifs tels que des images ou des documents dans un seul endroit pratique et interconnectable. Écartez-vous, Google Sheets!

Pour démarrer avec Airtable, s'inscrire pour un compte. Une fois le processus d'inscription terminé, vous bénéficierez d'un essai gratuit de 14 jours à Airtable Pro (12 $ / mois). Cela vous permet de tester les fonctionnalités avancées, mais elles ne sont pas nécessaires pour ce flux de travail. Toutes les étapes et fonctionnalités mentionnées ici sont disponibles dans la version gratuite d'Airtable.

Lorsque vous configurez votre compte, je vous recommande de passer en revue les questions relatives à la configuration du lieu de travail, car ces informations sont utilisées pour remplir une poignée de fichiers prêts à l'emploi les bases (c'est ainsi que les feuilles de calcul sont appelées dans Airtable) correspondant à vos réponses.

Créer un formulaire pour les soumissions de publications sur les réseaux sociaux

Airtable vous permet de créer un formulaire (connecté à votre feuille de calcul) que les employés peuvent utiliser pour soumettre des événements, le client des témoignages et des sujets qu'ils souhaitent voir tout en réduisant le risque que des informations soient déplacées ou supprimé.

Pour créer un formulaire que les employés pourront utiliser, ouvrez votre feuille de calcul et cliquez sur la flèche vers le bas en haut à gauche. À partir de là, vous pouvez choisir une vue existante ou générer une nouvelle mise en page.

Lorsque vous cliquez sur Formulaire, un nouveau formulaire s'ouvre, pré-rempli avec des champs basés sur votre vue de grille. Toutefois, vous ne souhaiterez peut-être pas afficher tous ces champs sur le formulaire. Heureusement, Airtable facilite la personnalisation de la vue.

Pour masquer un champ (afin qu'il n'apparaisse pas sur le formulaire public), faites simplement glisser et déposez le champ du côté droit de l'écran vers la liste Champs sur la gauche. La liste Champs est votre modèle de conservation pour les éléments que vous ne souhaitez pas afficher sur le formulaire public. Les champs à droite sont visibles du public.

Pour modifier les titres et ajouter des descriptions aux champs, cliquez simplement sur les zones de contenu à droite et effectuez vos modifications.

Remarque: si vous disposez d'un compte Pro, vous pouvez ajouter une image de couverture et un logo à votre formulaire.

Partagez votre feuille de calcul avec des collaborateurs

Votre équipe des médias sociaux peut collaborer avec d'autres personnes directement dans la feuille de calcul, en catégorisant les publications, en suivant les mesures et en affichant l'état du contenu.

Pour partager votre feuille de calcul avec des collaborateurs, cliquez sur le bouton Partager en haut à droite de la page. Dans la fenêtre qui apparaît, décidez si vous souhaitez inviter le collaborateur par e-mail ou par lien, et attribuez un niveau d'autorisation.

Voici les niveaux d'autorisation vous pouvez choisir parmi:

• Créateur: peut entièrement configurer et modifier cette base
• Éditeur: peut modifier les enregistrements et les vues, mais ne peut pas configurer les tables ou les champs
• Commentateur: peut commenter les enregistrements
• Lecture seule: impossible de modifier ou de commenter

Airtable vous permet également de créer un lien partagé que tout le monde peut utiliser pour afficher votre feuille de calcul et la copier.

C'est ainsi que je peux partager mon modèle Airtable de marketing sur les réseaux sociaux avec vous. Suivez ce lien pour accéder au modèle. Cliquez ensuite sur Copier la base en haut à droite et choisissez l'espace de travail auquel ajouter cette base.

L'utilisation d'une feuille de calcul Airtable pour collecter des ressources et développer votre contenu de médias sociaux vous permet de visualiser rapidement le contenu précédent à tout moment et de comprendre facilement vos résultats.

Conseil pro: Le marquage de votre contenu permanent dans Airtable permet de toujours avoir du contenu sous la main, en particulier entre les sujets spécifiques à une date, sans avoir à le rechercher.

# 2: Développer un processus d'approbation des médias sociaux

L'approbation du contenu doit faire partie intégrante de votre flux de travail de marketing sur les réseaux sociaux.

Vous voulez publier sur Twitter un VIP en plein essor? Interviewer votre PDG pour une «rencontre» sur Facebook? Faites-le approuver.

Même si vous êtes chef de service, il y aura des situations où vous devriez obtenir votre contenu approuvé, en particulier lorsque des personnes extérieures à l'entreprise sont impliquées ou lorsque les RH peuvent avoir un problème avec votre message.

Si tu utilises Agorapulse pour planifier votre contenu, comme indiqué ci-dessous, vous pouvez envoyer votre message pour approbation à tout membre de l'équipe ayant accès à votre compte Agorapulse. Le message ne sera officiellement programmé qu'après le processus d'approbation. Agorapulse propose un essai gratuit de 14 jours (avec extension d'essai gratuit de 14 jours en option) afin que vous puissiez lui donner un essai avant de vous abonner. Les plans commencent à 99 $ / mois.

Lorsque vous créez une publication sur les réseaux sociaux dans Agorapulse, vous pouvez la soumettre pour examen en même temps. Lorsque vous arrivez à l'écran de planification, au lieu de cliquer sur le bouton Planifier, cliquez sur Envoyer pour approbation et sélectionnez l'utilisateur Agorapulse qui doit l'approuver.

Vous pouvez également soumettre toute publication programmée ou mise en file d'attente pour approbation. Accédez simplement à votre calendrier, ouvrez la publication en file d'attente et cliquez sur Envoyer pour approbation.

Conseil pro: Si un message doit encore être peaufiné, envoyez-le vous-même pour approbation, puis approuvez-le une fois terminé. Le code couleur sur le calendrier indiquera que quelque chose doit encore être fait et que vous ne publierez pas accidentellement un article à moitié terminé.

Vous pouvez également obtenir une approbation en dehors de votre outil de planification en envoyant un e-mail à l'autre partie ou en lui permettant de se déconnecter dans votre feuille de calcul Airtable. Bien sûr, ce processus n'est pas aussi simple que d'avoir la fonctionnalité directement dans votre outil de publication, mais c'est certainement faisable.

# 3: Planifiez vos publications sur les réseaux sociaux

Même si nous aimons les médias sociaux, tout le monde a une vie, il ne fait donc aucun doute qu'un logiciel de planification est indispensable.

Pour rendre le processus de planification aussi efficace que possible, assurez-vous que l'outil de votre choix dispose d'un flux de travail entièrement établi. Il doit être capable de gérer la création de contenu, l'implication de l'équipe, les processus d'approbation et les rapports. Vous ne voulez pas passer d’un outil à un autre, perdre un temps précieux que vous auriez pu passer à célébrer pour franchir votre dernière étape d’engagement.

Il existe des planificateurs gratuits, mais ils ne prennent généralement en charge qu'une seule plateforme, n'offrent aucun rapport ou nécessitent une mise à niveau payante pour accéder aux fonctionnalités importantes. Je vous promets, cependant, que l’investissement dans un outil payant en vaut la peine et vous rapportera tout le temps que vous économiserez.

Beaucoup de ces programmes ont des fonctionnalités similaires, nous allons donc utiliser Agorapulse comme exemple. Avoir un outil capable de gérer les files d'attente de contenu, la publication répétée et la planification régulière vous permettra de mélanger le contenu de manière transparente.

Configurer les files d'attente de contenu

Avant de vous lancer dans la configuration des files d'attente de contenu, voyons ce qu'elles sont et pourquoi elles constituent un tel avantage pour votre planification. Les files d'attente de contenu sont des catégories de messages telles que:

• Articles de blog
• Vidéos youtube
• Les apparences
• Connaissance et partage de l'industrie
• Des produits

La mise en place de files d'attente de catégories et leur remplissage régulier avec du nouveau contenu vous permet d'avoir un flux constant de publications et de contenu pour vos profils de médias sociaux.

Pour configurer des files d'attente de contenu dans Agorapulse, choisissez d'abord le profil de réseau social pour lequel vous souhaitez configurer des files d'attente de planification. Cliquez ensuite sur Listes de publication dans la barre d'outils de gauche.

Ensuite, ouvrez l'onglet En file d'attente en haut de la page et cliquez sur l'icône d'engrenage à côté de Catégories.

Dans la fenêtre contextuelle Paramètres, cliquez sur Files d'attente de publication. Cliquez ensuite sur Créer une catégorie et configurez les catégories que vous souhaitez utiliser.

Ensuite, cliquez sur Ajouter un emplacement et configurez vos intervalles de temps de file d'attente.

À titre d’exemple, voici quelques-unes des catégories et des emplacements de file d’attente que j’ai configurés.

Ajouter du contenu à vos files d'attente

Une fois que vous avez créé vos emplacements de file d'attente, commencez à les remplir de contenu.

Vous pouvez maximiser vos efforts en créant du contenu sans date d'expiration, tel que:

• Etudes d'industrie
• Études de cas
• Articles de blog
• Avis des clients
• Vidéos explicatives sur votre chaîne YouTube

Lorsque vous ajoutez du contenu permanent à vos files d'attente de catégories dans Agorapulse, planifiez-le pour qu'il se répète plusieurs fois pour maximiser son utilisation. Mais faites très attention à la fréquence à laquelle le même message se répète sur quelle plateforme.

Pour illustrer, un tweet peut se répéter quotidiennement si vous publiez généralement plus de 10 fois par jour sur Twitter. Le même message sur Facebook ne doit être répété qu'une fois par mois si vous publiez une ou deux fois par jour sur la plateforme.

Planifiez manuellement le contenu opportun

Si vous disposez d'un contenu opportun et ciblé avec précision, planifiez-le manuellement via la fonction de planification régulière pour vous assurer que vos publications seront intégrées dans les flux de vos abonnés à temps.

Ce contenu sensible au temps peut inclure:

• Ventes de vacances
• Évènements à venir
• Libérations de produits
• Cadeaux

Importez par lots vos publications sur les réseaux sociaux

Le téléchargement par lots de vos publications sur les réseaux sociaux est un gain de temps considérable. Plutôt que de programmer vos publications une par une, téléchargez un mois (ou plus) de contenu à la fois.

Le formulaire Airtable auquel j'ai lié précédemment est conçu pour télécharger facilement tous vos messages dans Agorapulse (ou dans d'autres programmateurs) via un fichier CSV.

Une fois que votre contenu est prêt dans Airtable, ouvrez le mois que vous souhaitez programmer. Cliquez ensuite sur l'icône à trois points et choisissez Télécharger CSV dans le menu déroulant.

Maintenant dans Agorapulse, choisissez le compte que vous souhaitez programmer et cliquez sur l'onglet Calendrier de publication.

En haut à droite de l'écran, cliquez sur Publier et sélectionnez Publication groupée dans le menu déroulant. Ensuite, choisissez l'option pour importer vos publications à partir d'un fichier CSV et téléchargez votre fichier.

Une fois votre fichier CSV téléchargé, mappez vos champs de contenu pour indiquer à Agorapulse quel type d'informations se trouve dans chaque colonne de votre fichier. Cela garantira que tout sera importé sans problème du fichier CSV dans Agorapulse.

Modifiez maintenant chacun des messages selon vos besoins. Si vous n'avez pas ajouté de date et d'heure, faites-le maintenant. Enfin, choisissez le type de planification et cliquez sur Planifier.

Conseil pro: Agorapulse ne dispose actuellement pas de la fonctionnalité Envoyer pour approbation lors du téléchargement groupé, ce qui peut créer une certaine confusion avec les publications approuvées. Pour contourner ce problème, je recommande de suivre ces étapes:

1. Ajoutez une file d'attente appelée Envoyer pour approbation.
2. N'ajoutez aucune heure pour cette file d'attente.
3. Importez en masse les publications dans la file d'attente d'envoi pour approbation plutôt que dans sa file d'attente finale.
4. Modifiez et finalisez vos messages.
5. Modifier Sélectionnez une catégorie dans la file d'attente souhaitée.
6. Envoyer pour approbation.

# 4: Exécutez régulièrement des rapports sur les réseaux sociaux pour analyser et ajuster votre exécution stratégique

Ne sous-estimez pas l’impact d’un bon rapport d’analyse. Un rapport professionnel vous permet de voir des métriques de contenu importantes, telles que les publications qui ont atteint ou surpassé vos résultats ciblés. Ces informations vous aident à déterminer où vous devriez doubler pour obtenir encore plus de portée et où vous devez changer les choses pour de meilleurs résultats.

Un rapport mensuel n'est pas seulement pour vos supérieurs, il est aussi pour vous!

Pour accéder à vos rapports dans Agorapulse, cliquez sur l'onglet Rapports et sélectionnez votre profil.

Agorapulse vous aidera à découvrir quand vos abonnés sont actifs et comment vous pouvez ajuster votre calendrier de publication pour les atteindre lorsqu'ils sont en ligne.

Vous voulez peut-être aller au-delà du simple reportage sur les réseaux sociaux. Pour visualiser cela, vous voudrez peut-être montrer comment votre contenu a affecté le trafic du site Web ou comment votre promotion croisée d'Instagram vers Facebook a dépassé vos estimations.

C'est là que les tableaux de bord comme Cyfe (plans gratuits et payants, à partir de 29 $ / mois) et Google Data Studio (gratuit) peut être utile.

Conclusion

Avoir un processus rationalisé pour votre flux de travail de marketing sur les réseaux sociaux vous aidera à travailler plus efficacement avec un l'équipe, tout en vous protégeant de la publication de contenu qui ne devrait pas être de notoriété publique ou contre l'entreprise politique.

Qu'est-ce que tu penses? Essaierez-vous ce flux de travail pour gérer, approuver et publier votre contenu sur les réseaux sociaux? Partagez votre opinion dans les commentaires ci-dessous.

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