Que sont les fichiers PST Outlook et pourquoi les utiliser… ou pas?

À peu près TOUT LE MONDE avec qui je parle au travail se plaint de la taille de leur compte de messagerie d'entreprise. Normalement, ce n'est pas un problème (mais les gens se plaignent toujours) car lorsqu'une boîte aux lettres approche de sa limite, la plupart les serveurs de messagerie (comme Microsoft Exchange) avertiront l'utilisateur afin qu'il puisse nettoyer la boîte aux lettres avant serveur applique leurs limites de taille en restreignant l'envoi / la réception du serveur.

Maintenant, tout va bien et Dandy JUSQU'À… vous partez en vacances pendant quelques jours, ces avertissements sur la taille des e-mails vont et viennent, puis KABOOM !!! Votre boîte aux lettres est PLEINE, et vous ne pouvez plus envoyer / recevoir l'e-mail depuis votre mobile ou même OWA (Outlook Web Access). J'ai reçu l'appel un million de fois. Mon iPhone ne peut pas envoyer d’e-mails, aidez-moi!

• Alors que faire?
• Existe-t-il une solution à ces boîtes aux lettres de taille insuffisante?
• Que dois-je faire avant de partir en vacances?

Maintenant, je vous présente l'infâme (selon IT) Fichier PST Outlook.

Que sont les fichiers Outlook .PST?

• Les fichiers de données Outlook ou les fichiers .PST Microsoft Outlook (car ils sont plus connus) peuvent être créés à l'aide de Microsoft Outlook pour déplacer ou copier les e-mails et les pièces jointes de votre compte de boîte aux lettres de serveur vers votre compte local PC. Il s'agit essentiellement d'un fichier d'archive ou de stockage local que vous créez pour stocker les e-mails et les pièces jointes sur le disque dur, la clé USB ou le partage de serveur de votre ordinateur (selon l'endroit où vous les créez et les stockez).

Combien pouvez-vous stocker dans les fichiers Outlook .PST?

• Avant Outlook 2003/2007, les fichiers .PST ne pouvaient stocker que 2 gigaoctets de courrier électronique et de pièces jointes. Avec Outlook 2003 et Outlook 2007, le format a changé, permettant aux fichiers .PST de croître selon les besoins à plus de 20 gigaoctets, sauf si la valeur par défaut la configuration est modifiée.
• Honnêtement, ne les laissez pas obtenir 20 concerts. C'est un beaucoup meilleure idée de garder vos fichiers .PST pas plus grands que quelques concerts. Si vous avez besoin de plus d'espace de stockage, créez un nouveau fichier .PST au lieu de créer énorme Archives .PST. Plus les fichiers .PST sont volumineux, plus les risques de corruption et de perte de données sont importants (plus il sera difficile de sauvegarder les mauvais garçons.) Vous pouvez attacher autant de .PST fichiers à votre client Outlook selon vos besoins, il vous suffit donc de séparer vos e-mails de manière logique sur plusieurs fichiers .PST si vous avez besoin de stocker plus de quelques GIG email.
• CONSEIL - Si vous utilisez des fichiers .PST pour archiver d'anciens e-mails, compressez-les après y avoir copié toutes les anciennes données. Le courrier électronique est généralement du texte, il se comprime donc très bien.

Comment créer des fichiers Outlook .PST?

• C’est FACILE, voici quelques guides pour Outlook 2007, 2013 et 2016.

Pourquoi utiliser / créer des fichiers .PST? Avantages?

Taille de la boîte aux lettres

• Rappelez-vous le premier paragraphe de cet article? La plupart des administrateurs de messagerie limitent la taille des boîtes aux lettres d'entreprise. Plus la boîte aux lettres est grande, plus elle a besoin d'espace disque, plus elle a besoin de sauvegarde ET plus elle a besoin de TEMPS pour effectuer ces sauvegardes.
• Si vous êtes un e-mail (comme moi), une boîte aux lettres de 200 mégaoctets ne suffira pas. C’est là que les fichiers .PST entrent en jeu. Créez simplement un fichier .PST et faites-y glisser votre e-mail. Ils fonctionnent comme un dossier de boîte aux lettres standard dans Outlook. Glisser déposer. C'est simple! Forum>.
• Les dernières versions de Windows Search indexent votre boîte aux lettres ET tous les fichiers .PST locaux (configurables) qui permettent un accès presque instantané à tous les e-mails via les fonctionnalités de recherche intégrées à Microsoft Perspective.

Sauvegarde et reprise après sinistre

• Si vous n'avez pas (ou ne faites pas confiance) à un administrateur de messagerie qui effectue régulièrement des sauvegardes de votre serveur de messagerie, copiez votre courrier électronique (oui, vous n'avez pas besoin de DÉPLACER le courrier vers des fichiers .PST, vous pouvez également le copier) dans un fichier .PST local est une méthode simple et rapide pour garantir la récupération de votre courrier électronique sur un serveur DR scénario.

Portabilité

• Les fichiers .PST rendent le courrier électronique portable. Par exemple, supposons que vous souhaitiez déplacer des e-mails d'une boîte aux lettres vers une autre. Par exemple, peut-être que vous changez d'emploi et que vous souhaitez apporter un ancien e-mail. Ou peut-être que vous changez de fournisseur d'hébergement. OU, vous souhaitez peut-être copier votre e-mail personnel et professionnel dans un fichier .PST, le conserver sur une petite clé USB et le garder avec vous à tout moment. Comme je l'ai dit, les fichiers .PST gardent le courrier très portable. Et oui, il en va de même pour un compte GMAIL mais cet article ne concerne pas GMAIL :)

Sécurité

• Saviez-vous qu'il est presque impossible de suivre / vérifier si votre responsable informatique / service lit votre e-mail? Le déplacement des e-mails «sensibles» ou «confidentiels» du serveur de messagerie / Exchange vers un fichier .PST local ajoute une couche de sécurité.
• Remarque: La plupart des services informatiques ont la possibilité de récupérer vos fichiers .PST sans que vous le sachiez directement depuis votre disque dur au travail. Pour cette raison, il est essentiel d'appliquer une sécurité supplémentaire sur le disque dur de votre ordinateur. Je vais écrire un article sur ce sujet sous peu, mais pour l'instant, jetez un œil à cette article. C'est un peu «GEEKY», je vais donc y revenir bientôt avec un article qui explique quelques options pour sécuriser les fichiers .PST.

Quels sont les inconvénients de l'utilisation des fichiers .PST?

Accès à distance

• Une fois que le courrier est déplacé dans un fichier .PST, il ne sera plus disponible sur le serveur en utilisant des applications d'accès à distance comme OWA ou des téléphones mobiles qui se synchronisent avec votre boîte aux lettres. Pour accéder à l'e-mail dans les fichiers .PST, vous devrez utiliser un client Microsoft Outlook complet. Une petite clé USB peut vous aider dans ces situations. Cependant, ce n'est toujours pas aussi pratique que de laisser des e-mails sur le serveur.

Les gens ne vous aimeront pas et il est possible que vous perdiez votre emploi

• Les fichiers .PST au fil du temps (selon la quantité d'e-mails que vous recevez / conservez) peuvent prendre BEAUCOUP d'espace sur votre ordinateur local ou un partage de serveur, selon l'endroit où vous les stockez. Les informaticiens détestent tout ce qui les fait travailler sur quoi que ce soit à moins que cela ne crée leur CV, donc mettre beaucoup de données quelque part qui les obligera à acheter plus d'espace disque les bouleverse.
• Les services juridiques d'entreprise et la plupart des services de gestion des enregistrements n'aiment pas les fichiers .PST car ils permettent à l'utilisateur final d'ignorer ou de contourner facilement les politiques de conservation / destruction des documents d'entreprise.
• Les équipes de sécurité des informations d'entreprise n'aiment pas non plus les fichiers .PST, car si le service juridique leur demande récupérer des données pour un procès ou une assignation, les fichiers .PST peuvent exaspérer le coût et l'effort des données récupération.

Performance du système et du cerveau

• Plus vous avez d'e-mails, plus vous et votre ordinateur avez besoin de suivre et de traiter les e-mails.
• Étant donné que davantage d'e-mails et de pièces jointes sont indexés par la recherche Windows (ou un autre indexeur de messagerie / système), votre index sera plus volumineux ET vos recherches prendront plus de temps.

J'espère donc avoir répondu à toutes vos questions sur les fichiers Microsoft Outlook .PST et couvert certains avantages et inconvénients de haut niveau. Mais au cas où j'aurais raté quelque chose, n'hésitez pas à laisser un commentaire ou à poster votre question dans mon forum.