Utilisez Google Sheets pour envoyer un e-mail en fonction de la valeur de la cellule

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ParRyan Dube

Dernière mise à jour le15 janvier 2019

L'envoi d'un e-mail à partir de Google Sheets nécessite l'utilisation d'un script Google Apps. Mais ne vous inquiétez pas, si vous n'avez jamais créé un seul script Google Apps auparavant, l'envoi d'un e-mail est très simple.

Dans le didacticiel suivant, vous allez apprendre à vérifier la valeur d'une cellule dans Google Sheetset si la valeur dépasse un certain seuil, vous pouvez envoyer automatiquement un e-mail d'alerte à n'importe quelle adresse e-mail de votre choix.

Il existe de nombreuses utilisations pour ce script. Vous pouvez recevoir une alerte si les revenus quotidiens de votre rapport de vente descendent en dessous d'un certain niveau. Vous pouvez également recevoir un e-mail si vos employés signalent qu'ils ont facturé au client trop d'heures dans votre feuille de calcul de suivi de projet.

Peu importe l'application, ce script est très puissant. Cela vous évitera également de devoir surveiller manuellement les mises à jour de votre feuille de calcul.

Étape 1: envoi d'un e-mail avec Google Sheets

Avant de pouvoir créer un script Google Apps pour envoyer un e-mail de Google Sheets, vous aurez également besoin d'une adresse e-mail Gmail à laquelle Google Apps Script aura accès pour envoyer vos e-mails d'alerte.

Vous devrez également créer une nouvelle feuille de calcul contenant une adresse e-mail.

Ajoutez simplement une colonne de nom et une colonne d'e-mail et remplissez-les avec la personne à qui vous souhaitez recevoir l'e-mail d'alerte.

Maintenant que vous avez une adresse e-mail à laquelle envoyer un e-mail d'alerte, il est temps de créer votre script.

Pour accéder à l'éditeur de script, cliquez sur Outils, puis cliquez sur Éditeur de script.

Vous verrez une fenêtre de script avec une fonction par défaut appelée myFunction (). Renommez cela en SendEmail ().

Ensuite, collez le code suivant dans la fonction SendEmail ():

// Récupère l'adresse e-mail. var emailRange = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet (). getSheetByName ("Sheet1"). getRange ("B2"); var emailAddress = emailRange.getValues ​​(); // Envoyer un e-mail d'alerte. var message = 'Ceci est votre e-mail d'alerte!'; // Deuxième colonne. var subject = 'Votre alerte Google Spreadsheet'; MailApp.sendEmail (adresse e-mail, objet, message);

Voici comment ce code fonctionne:

• getRange et getValues extrait la valeur de la cellule spécifiée dans la méthode getRange.
• message var et sujet var définit le texte qui va créer votre e-mail d'alerte.
• le MailApp.sendEmail La fonction exécute enfin la fonctionnalité d'envoi d'e-mails de Google Scripts en utilisant votre compte Google connecté.

Enregistrez le script en cliquant sur le disque puis exécutez-le en cliquant sur le courir icône (flèche droite).

Gardez à l'esprit que Google Script a besoin d'une autorisation d'accès votre compte Gmail pour envoyer l'e-mail. Ainsi, la première fois que vous exécutez le script, vous pouvez voir une alerte comme ci-dessous.

Cliquer sur Examiner les autorisations, et vous verrez un autre écran d'alerte que vous devrez contourner.

Cet écran d'alerte est dû au fait que vous écrivez un script Google personnalisé qui n'est pas enregistré en tant que script officiel.

Cliquez simplement sur Avancée, puis cliquez sur le Accédez à SendEmail (dangereux) lien.

Vous n'aurez à le faire qu'une seule fois. Votre script s'exécutera et l'adresse e-mail que vous avez spécifiée dans votre feuille de calcul recevra un e-mail comme celui ci-dessous.

Étape 2: lecture d'une valeur à partir d'une cellule dans Google Sheets

Maintenant que vous avez écrit avec succès un script Google Apps qui peut envoyer un e-mail d'alerte, il est temps de rendre cet e-mail d'alerte plus fonctionnel.

L'étape suivante, vous apprendrez comment lire une valeur de données dans une feuille de calcul Google, vérifier la valeur et émettre un message contextuel si cette valeur est supérieure ou inférieure à une limite supérieure.

Avant de pouvoir le faire, vous devez créer une autre feuille dans la feuille de calcul Google avec laquelle vous travaillez. Appelez cette nouvelle feuille «MyReport».

Gardez à l'esprit que la cellule D2 est celle que vous souhaitez vérifier et comparer. Imaginez que vous vouliez savoir chaque mois si vos ventes totales ont chuté en dessous de 16 000 $.

Créons le script Google Apps qui fait cela.

Retournez dans votre fenêtre de l'éditeur de script en cliquant sur Outils puis Éditeur de script.

Si vous utilisez la même feuille de calcul, vous aurez toujours le SendEmail () fonctionner là-dedans. Coupez ce code et collez-le dans le Bloc-notes. Vous en aurez besoin plus tard.

Collez la fonction suivante dans la fenêtre de code.

function CheckSales () {// Récupère les ventes mensuelles var monthSalesRange = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet (). getSheetByName ("MyReport"). getRange ("D2"); var monthSales = monthSalesRange.getValue (); var ui = SpreadsheetApp.getUi (); // Vérifier les ventes totales if (monthSales <16000) {ui.alert ('Sales too low!'); } }

Comment ce code fonctionne:

• Charger la valeur depuis la cellule D2 dans le moisVentes variable.
• L'instruction IF compare les ventes mensuelles de la cellule D2 à 16 000 $
• Si la valeur est supérieure à 16 000, le code déclenchera une boîte de message du navigateur avec une alerte.

Enregistrez ce code et exécutez-le. S'il fonctionne correctement, vous devriez voir le message d'alerte suivant dans votre navigateur.

Maintenant que vous disposez d'un script Google Apps qui peut envoyer une alerte par e-mail et d'un autre script qui peut comparer un d'une feuille de calcul, vous êtes prêt à combiner les deux et à envoyer une alerte au lieu de déclencher une alerte message.

Étape 3: Assembler le tout

Il est maintenant temps de combiner les deux scripts que vous avez créés en un seul script.

À ce stade, vous devriez avoir une feuille de calcul avec un onglet appelé Sheet1 qui contient le destinataire de l'e-mail d'alerte. L'autre onglet appelé MyReport contient toutes vos informations de vente.

De retour dans l'éditeur de script, il est temps de mettre en pratique tout ce que vous avez appris jusqu'à présent.

Remplacez tout le code de l'éditeur de script par vos deux fonctions, éditées comme indiqué ici.

function CheckSales () {// Récupère les ventes mensuelles var monthSalesRange = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet (). getSheetByName ("MyReport"). getRange ("D2"); var monthSales = monthSalesRange.getValue (); // Vérifier les ventes totales si (monthSales <16000) {// Récupérer l'adresse e-mail var emailRange = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet (). GetSheetByName ("Sheet1"). GetRange ("B2"); var emailAddress = emailRange.getValues ​​(); // Envoyer un e-mail d'alerte. var message = 'Ce mois-ci, vos ventes étaient' + monthSales; // Deuxième colonne var subject = 'Low Sales Alert'; MailApp.sendEmail (adresse e-mail, objet, message); } }

Remarquez les modifications ici.

À l'intérieur de l'instruction IF, collez simplement le SendEmail script à l'intérieur du CheckSales (), à l'intérieur des crochets de l'instruction if.

Deuxièmement, concaténez le moisVentes à la fin du message électronique à l'aide de la variable + personnage.

La seule chose qui reste à faire est de déclencher la fonction CheckSales () tous les mois.

Pour ce faire, dans l'éditeur de script:

1. Clique sur le Éditer élément de menu, puis cliquez sur Déclencheurs du projet en cours.
2. En bas de l'écran, cliquez sur créer un nouveau déclencheur.
3. Sélectionnez le CheckSales fonction à exécuter.
4. Changement Sélectionnez la source de l'événement à déterminé par le temps.
5. Changement Sélectionnez le type de déclencheur basé sur le temps à Minuterie du mois.

Cliquez sur sauvegarder pour finaliser le déclencheur.

Maintenant, chaque mois, votre nouveau script s'exécutera et comparera le montant total des ventes mensuelles dans la cellule D2 à 16 000 $.

Si c'est moins, il enverra un e-mail d'alerte vous informant des faibles ventes mensuelles.

Comme vous pouvez le voir, les scripts Google Apps contiennent de nombreuses fonctionnalités dans un petit package. Avec seulement quelques lignes de code simples, vous pouvez faire des choses assez étonnantes.

Si vous souhaitez expérimenter davantage, essayez d'ajouter la limite de comparaison de 16 000 $ dans une autre cellule de la feuille de calcul, puis lisez-la dans votre script avant de faire la comparaison. De cette façon, vous pouvez modifier la limite simplement en modifiant la valeur dans la feuille.

En peaufinant le code et en ajoutant de nouveaux blocs de code, vous pouvez vous appuyer sur ces choses simples que vous apprenez, pour éventuellement créer des scripts Google incroyables.