Boostez votre flux de travail de productivité Outlook avec ces conseils

Pour les novices ou les professionnels, Microsoft Outlook comprend de nombreuses fonctionnalités que vous pouvez utiliser pour augmenter votre productivité. Voici quelques conseils essentiels pour améliorer votre flux de travail et votre productivité à l'aide d'Outlook pour Mac, d'Office 365 ou des versions Web.

Règles de configuration

Les règles peuvent vous aider à automatiser la gestion de vos messages, qu'il s'agisse de bloquer le courrier indésirable ou de déplacer des messages spécifiques dans un dossier. Par exemple, vous pouvez déplacer tous les messages de votre patron vers un dossier particulier, afin de ne jamais les manquer. Avec la version complète d'Outlook, vous pouvez créer des règles assez complexes.

Voici une règle simple où je déplace les messages du dossier des destinataires. Sélectionnez un message du destinataire puis cliquez sur le

Accueil onglet puis cliquez sur Règles> Créer une règle.

Cochez la case De destinataire puis cocher Déplacez l'élément dans un dossier. " Choisissez un dossier existant ou créez-en un nouveau. Sélectionnez-le et cliquez sur OK. Vous pouvez exécuter la règle immédiatement ou ultérieurement. Il existe des règles que vous pouvez configurer pour recevoir un alerte lorsque vous recevez un e-mail d'un destinataire particulier ou des messages contenant certains mots. Check-out comment déplacer de nouveaux messages vers un dossier spécifique.

Aussi, des règles avancées ont été ajoutées à Outlook.com Il y a quelques années.

Utiliser des catégories de couleurs et des drapeaux

Utilisez la fonction Couleur et catégories pour définir les priorités et vous concentrer sur ce qui est important. Sélectionnez un message et cliquez sur le menu Catégoriser, puis choisissez une couleur appropriée. Vous pouvez personnaliser ces couleurs pour une signification particulière. Cliquez sur Catégories> Toutes les catégories > sélectionnez une couleur puis Renommer. Les commandes du clavier peuvent également être attribuées afin que vous puissiez marquer rapidement un message.

L'indicateur de suivi peut également vous aider à vous souvenir des messages que vous devez consulter lorsque vous en avez le temps. Lorsque vous marquez un e-mail, il apparaîtra sur votre liste de tâches et vos listes de tâches afin que vous puissiez vous souvenir d'y assister.

Planification à l'aide d'une livraison différée

Outlook vous permet retarder la livraison d'un e-mail à un moment particulier de la journée. Cette fonctionnalité est pratique si vous savez qu'un destinataire n'obtiendra pas votre message avant une heure donnée. Si vous savez qu'un utilisateur vérifie les e-mails vers 3 heures du matin, créez un nouveau message, puis cliquez sur le Retard de livraison bouton sous Les options. Apportez les modifications appropriées aux options de livraison telles que Ne pas livrer avant date et l'heure.

Créer un dossier de recherche

Un dossier de recherche est un moyen puissant de trier vos messages et d'apporter un peu de raison à votre boîte de réception. Par exemple, vous pouvez créer un dossier de recherche pour le courrier que vous souhaitez suivre ou signaler les messages de personnes, groupes ou listes spécifiques.

Clique le Dossier onglet puis cliquez sur Nouveau dossier de recherche puis choisissez le type de dossier de recherche que vous souhaitez créer dans l'un des groupes. Sélectionnez le dossier de messagerie et cliquez sur OK. Un dossier de recherche est créé dans le volet de navigation. Tous les messages que je choisis de suivre seront disponibles là-bas lorsque j'en aurai besoin.

Définir le niveau de filtre de courrier indésirable

Le courrier indésirable peut ralentir le nombre d'e-mails productifs auxquels vous pouvez accéder tout au long de la journée. À l'aide du filtre de courrier indésirable d'Outlooks, vous pouvez minimiser son impact. Cliquez sur l'onglet Accueil, puis sur le menu Courrier indésirable dans le groupe Supprimer, puis sur Options de courrier indésirable.

Je recommande de commencer par le paramètre Low et de voir comment cela fonctionne pour vous. Si les messages indésirables sont trop agressifs, vous pouvez passer à une option plus élevée. Dans le cas où le filtre signale par erreur un message important, je garderais l'option Supprimer définitivement décochée.

Créer des sauvegardes du fichier PST

Outlook est un système et peut également échouer. Le maintien d'une sauvegarde saine de votre dossier personnel peut assurer une récupération en douceur en cas de corruption, de défaillance du système ou de tout autre problème imprévu.

Les fichiers de données Outlook (.pst) créés à l'aide d'Outlook 2013 ou Outlook 2016 sont enregistrés sur votre ordinateur dans le Dossier Documents \ Outlook Files. Si vous avez effectué une mise à niveau vers Outlook sur un PC ou un Mac contenant déjà des fichiers de données créés dans Outlook 2007 ou une version antérieure, ces fichiers sont enregistrés à un emplacement différent dans un dossier masqué à C: \ Users \ user \ AppData \ Local \ Microsoft \ Outlook.

Le fichier de données Outlook hors ligne (.ost) est également enregistré dans C: \ Users \ user \ AppData \ Local \ Microsoft \ Outlook. La plupart des données restent sur le serveur; cependant, tous les éléments enregistrés localement doivent être sauvegardés. Par exemple, Calendrier, Contacts, Tâches et tous les dossiers marqués Local uniquement. Pour plus d'informations sur la création et la sauvegarde de dossiers PST, consultez les articles suivants:

• Comment créer un dossier PST dans Outlook 2016
• Créer un dossier PST dans Outlook 2013
• Que sont les dossiers PST d'Outlook et comment les utiliser
• Réparer le dossier PST corrompu dans Outlook

Vous pourriez aussi être intéressé par comment trouver le dossier OLK temporaire d'Outlook.

Configurer les réponses d'absence du bureau

Que vous soyez absent du bureau pendant la majeure partie de la journée ou en vacances pendant un mois, la configuration d'une réponse d'absence du bureau peut faire savoir à vos contacts que vous n'êtes pas disponible. En utilisant le Assistant d'absence du bureau réduira beaucoup de bruit dans votre boîte de réception lorsqu'ils essaient de vous joindre sans réponse immédiate. Cela réduira également le travail de nettoyage de votre boîte de réception à votre retour. Cliquez sur Fichier> Info> Réponses automatiques.

Cochez la case Envoyer des réponses automatiques, puis définissez la période à laquelle vous souhaitez que ce message particulier soit envoyé. Vous pouvez également envoyer ce message à des collègues à l'intérieur ou à l'extérieur de l'organisation.

Si vous utilisez Outlook pour iOS, appuyez sur Paramètres, appuyez sur votre serveur Exchange, puis appuyez sur Réponses automatiques. Activez les réponses automatiques et saisissez un message personnalisé.

Gérer les notifications

Les notifications sur le bureau Outlook peuvent être écrasantes et vous distraire. Une option que vous avez est de les désactiver. Pour les désactiver, cliquez avec le bouton droit sur l'icône Outlook dans la zone de notification de la barre des tâches, puis cliquez sur Afficher une nouvelle alerte de bureau de messagerie. Pour les anciennes versions d'Outlook, consultez notre article sur comment désactiver les alertes du bureau Outlook.

Conseils Outlook Mobile

Si vous utilisez la version mobile d'Outlook, voici quelques conseils que vous pouvez utiliser pour rester productif en déplacement.

Basculez entre les calendriers personnel et professionnel.

Appuyez sur l'onglet Calendrier, puis sur le menu hamburger, puis sur votre calendrier professionnel ou personnel.

Planifier un appel Skype avec Outlook pour iOS

Appuyez sur Calendrier, créez-en un nouveau puis entrez un nom pour l'événement. Appuyez sur Personnes, puis ajoutez les personnes que vous souhaitez inviter. Glissez vers le bas et activez Appel Skype puis appuyez sur le lien d'appel Skype, entrez une description, puis appuyez sur Terminé. Appuyez sur Enregistrer pour terminer.

Envoyer une disponibilité

Créez un nouveau message et appuyez sur Événement du calendrier.

Appuyez sur envoyer la disponibilité, choisissez une heure appropriée, puis Terminé.

Envoyez votre message.

Les mises à jour récentes d'Outlook 2016 pour Mac ont ajouté de nouvelles fonctionnalités. Check-out notre article pour plus des informations sur la façon dont vous pouvez utiliser ces nouvelles fonctionnalités. Consultez également notre article avec un liste des commandes du clavier Outlook pour les utilisateurs Mac.