Comment créer des e-mails de masse personnalisés à l'aide du publipostage pour Gmail

Comment

ParLori Kaufman

Dernière mise à jour le14 novembre 2017

Devez-vous envoyer le même e-mail à de nombreuses personnes avec un contenu personnalisé pour chacune? Vous souhaitez peut-être accueillir chaque destinataire avec son nom, utiliser son adresse postale ou inclure son numéro de membre.

Le publipostage est une fonctionnalité qui vous permet de créer plusieurs copies de lettres et de courriels à envoyer à vos contacts. Chaque lettre ou e-mail peut inclure du contenu personnalisé standard et personnalisé. Les informations que vous utilisez pour personnaliser chaque lettre ou e-mail proviennent de votre source de données comme une liste de contacts.

Si vous utilisez Gmail comme client de messagerie principal, il n'y a pas de fonction de fusion et publipostage intégrée. Cependant, un module complémentaire de fusion et publipostage est disponible pour Google Sheets qui établit un lien avec votre compte Gmail. Nous allons vous montrer comment utiliser le

Fusion et publipostage pour Gmail avec pièces jointes module complémentaire pour personnaliser un lot des mêmes e-mails et les envoyer.

Installer le module Fusion et publipostage pour Gmail avec pièces jointes

Avant d'installer et d'utiliser le module complémentaire Fusion et publipostage, connectez-vous au compte Gmail que vous souhaitez utiliser.

Alors, installer le module complémentaire de fusion et publipostage pour Google Sheets.

Cliquez sur Continuer sur le Commençons pour donner au module complémentaire Fusion et publipostage l'autorisation d'exécuter.

Les différentes autorisations requises par le module complémentaire sont répertoriées. Cliquez sur Autoriser pour donner au module complémentaire Fusion et publipostage l'autorisation d'accéder à votre compte Gmail.

le Fusion et publipostage - Guide de démarrage s'affiche. Clique le X pour fermer la boîte de dialogue.

Créer le modèle de fusion

Le module complémentaire de fusion et publipostage ouvre une nouvelle Feuille de calcul sans titre dans Google Sheets sur un nouvel onglet.

Aller à Modules complémentaires> Fusion et publipostage avec pièces jointes> Créer un modèle de fusion.

Un modèle de fusion et publipostage vide est créé dans le Feuille de calcul sans titre, contenant les colonnes obligatoires, comme Prénom, Nom de famille, et Adresse e-mail.

Importez ou entrez vos contacts

Maintenant, vous devez ajouter les contacts que vous souhaitez utiliser à cette feuille de calcul. Pour ce faire, allez sur Modules complémentaires> Fusion et publipostage avec pièces jointes> Importer des contacts Google.

L'importation de vos contacts est le moyen le plus rapide de les ajouter. Mais vous pouvez également saisir manuellement les informations des destinataires dans la feuille de calcul.

Si vous envoyez certains lots de destinataires à certains groupes de destinataires, vous souhaiterez peut-être créer des groupes dans vos contacts Google.

Sélectionnez le groupe contenant les adresses e-mail que vous souhaitez utiliser dans la liste déroulante et cliquez sur Contacts d'importation. La boîte de dialogue ne se ferme pas automatiquement, cliquez sur X dans le coin supérieur droit de la boîte de dialogue.

Ajouter une pièce jointe pour un contact

L'un des éléments que vous pouvez personnaliser dans chaque e-mail est la pièce jointe. Vous pouvez joindre un fichier différent à chaque e-mail en utilisant un lien vers le fichier dans votre compte Google Drive.

Pour ce faire, ouvrez un nouvel onglet et connectez-vous à Google Drive. Ensuite, téléchargez le fichier que vous souhaitez joindre à l'e-mail. Vous pouvez faire glisser le fichier sur la fenêtre du navigateur pour le télécharger.

Ensuite, faites un clic droit sur le fichier téléchargé et cliquez sur Obtenez un lien partageable.

Dans la boîte de dialogue contextuelle, assurez-vous que le Partage de liens sur le curseur est allumé (vert).

Si le partage de liens est déjà activé, l'URL est automatiquement copiée lorsque vous sélectionnez Obtenez un lien partageable. Si vous ne voyez pas de message indiquant que le lien a été copié dans le presse-papiers, sélectionnez l'URL dans la boîte de dialogue et copiez-le.

Revenez à la feuille de calcul de fusion et publipostage et collez l'URL dans le Fichiers joints colonne de la personne à laquelle vous souhaitez envoyer ce fichier. Vous pouvez envoyer un fichier différent à chaque contact de votre liste.

Vous pouvez également inclure plusieurs URL de pièce jointe, séparées par des virgules.

Planifiez la date et l'heure d'envoi de l'e-mail

La colonne Données planifiées vous permet de spécifier une date et une heure d'envoi de l'e-mail, qui peuvent être différentes pour chaque personne.

Pour planifier un e-mail, entrez la date et l'heure souhaitées, au format jj / mm / aaaa hh: mm, dans la colonne Date planifiée du contact souhaité.

Pour envoyer les e-mails immédiatement une fois qu'ils sont configurés, laissez les cellules de la colonne Date planifiée vides.

Ajouter du contenu personnalisé

Outre les champs standard inclus dans le modèle de fusion et publipostage, vous pouvez ajouter d'autres champs personnalisés. Vous souhaitez peut-être ajouter des informations telles que l'adresse e-mail et le numéro de membre de chaque destinataire. Vous pouvez ajouter des colonnes à la feuille de calcul pour stocker ces informations.

Pour notre exemple, nous allons ajouter quelque chose de simple. Dans chaque e-mail, nous souhaitons utiliser le nom de famille du destinataire précédé de son titre (M., Mme ou Mme). Nous allons donc ajouter un Titre colonne.

Pour ajouter une colonne à la feuille de calcul de fusion et publipostage, déplacez votre souris sur l'en-tête de colonne de la dernière colonne remplie. Cliquez sur le bouton fléché vers le bas qui apparaît, puis cliquez sur Insérer 1 à droite.

Cliquez dans la cellule d'en-tête bleue et remplacez le nom de la colonne par un nom approprié. Vous utiliserez ce nom dans votre brouillon d'e-mail dans Gmail pour insérer la valeur dans chaque e-mail ultérieurement.

Ensuite, entrez la valeur appropriée pour chaque contact dans les cellules sous le nom de la colonne.

Créer le brouillon d'e-mail dans Gmail

Il est maintenant temps de créer le brouillon d'e-mail que vous souhaitez envoyer aux contacts dans votre feuille de calcul de fusion et publipostage et d'utiliser des champs variables pour personnaliser chaque e-mail.

Ouvrez un nouvel onglet et connectez-vous à la même adresse Gmail que vous avez utilisée pour la feuille de calcul de fusion et publipostage. Créez un nouvel e-mail et saisissez l'objet et le corps de l'e-mail. Vous pouvez également ajouter une mise en forme de texte enrichi et des images intégrées dans votre brouillon d'e-mail.

Pour inclure des champs variables dans l'e-mail, comme Titre et Nom de famille, insérez les noms de champ à l'aide du {{nom de domaine}} notation. Par exemple, nous avons ajouté {{Title}} {{Nom}} à notre e-mail. Vous pouvez également ajouter des champs variables à la ligne d'objet. Si vous avez ajouté des URL de pièce jointe à la feuille de calcul de fusion et publipostage, vous n'avez pas besoin d'ajouter ce champ variable à l'e-mail. Ils seront automatiquement inclus dans les e-mails.

Ne cliquez pas Envoyer.

Configurer le publipostage

Retournez à la feuille de calcul de fusion et publipostage et accédez à Modules complémentaires> Fusion et publipostage avec pièces jointes> Configurer la fusion et le publipostage.

Entrez les informations pour l'e-mail, comme Nom complet de l'expéditeur, Adresse CC, et Adresse BCC. Si la Adresse e-mail de l'expéditeur est différente de l'adresse Gmail sous laquelle vous vous êtes connecté, sélectionnez l'adresse e-mail dans la liste déroulante. L'adresse e-mail connectée est également utilisée comme Répondre à l'adresse, mais vous pouvez changer cela.

Cliquez sur Continuer.

Envoyer un e-mail de test

Sélectionner Utiliser un brouillon de message Gmail existant comme modèle dans la première liste déroulante. Ensuite, sélectionnez le brouillon que vous souhaitez utiliser dans le Sélectionnez Brouillon Gmail la liste déroulante.

C'est une bonne idée de tester votre fusion et publipostage, cliquez sur Envoyer un e-mail de test.

Vous recevrez l'e-mail de test dans le compte auquel vous vous êtes connecté comme sur la feuille de calcul de fusion et publipostage. Les valeurs des champs variables du premier contact de votre liste importée sont utilisées. Toutes les URL de pièce jointe que vous avez ajoutées sont ajoutées au bas du message. Vous pouvez soit télécharger le fichier à partir du lien, soit l'enregistrer sur votre compte Google Drive.

Exécuter le publipostage

Revenez à la feuille de calcul de fusion et publipostage et cliquez sur Exécuter le publipostage pour commencer à envoyer les e-mails. Si vous avez ajouté des dates et des heures au Date prévue colonne pour tout ou partie des contacts, les e-mails seront alors envoyés. Les e-mails aux contacts sans date et heure programmées seront envoyés immédiatement.

Une fois le publipostage terminé, cliquez sur Terminé.

Renommer la feuille de calcul de fusion et publipostage

La feuille de calcul de fusion et publipostage est automatiquement enregistrée comme nom par défaut Feuille de calcul sans titre. Si vous souhaitez réutiliser cette feuille de calcul, vous pouvez lui donner un meilleur nom.

Pour modifier le nom de la feuille de calcul de fusion et publipostage, cliquez sur le nom dans le coin supérieur gauche de la feuille de calcul.

Saisissez un nouveau nom. Ce nouveau nom s'affiche sur la feuille de calcul.

Le nouveau nom que vous avez entré est également utilisé comme nom du fichier dans votre compte Google Drive. Vous pouvez à présent utiliser à nouveau ce publipostage et le modifier si nécessaire.

Le publipostage est également disponible en tant que fonctionnalité intégrée dans Word pour Windows, Word pour Mac, et Outlook 2013 ou 2016 sur Windows.

Utilisez-vous le publipostage? Avez-vous trouvé d'autres façons de faire courrier fusionner dans Gmail, ou façons de le faire courrier fusionner avec d'autres services de messagerie? Faites-nous savoir vos expériences dans les commentaires.