Comment utiliser le publipostage dans Microsoft Word 2016 pour Mac

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ParAndre Da Costa

Dernière mise à jour le14 novembre 2019

Si vous devez envoyer des documents par lots à un groupe de personnes, par exemple, une invitation à un événement ou une réunion; la fonctionnalité Microsoft Mail Merge est un moyen rapide et facile de le faire. Nous vous avons montré précédemment montrer comment préparer des documents en utilisant Fonction de fusion et publipostage dans Word 2016 pour Windows, mais le processus est un peu différent pour les utilisateurs de Word 2016 pour Mac. Dans cet article, nous vous montrons comment cela fonctionne.

Utilisation de la fonctionnalité de fusion et publipostage dans Microsoft Word 2016 pour Mac

Le publipostage n'est pas seulement pour les documents; vous pouvez l'utiliser pour des brochures, des bulletins d'information ou du matériel pour des envois de masse. La configuration d'un document pour le publipostage est un processus en deux parties, qui comprend le document principal et la source de données comprenant les noms et adresses des personnes pour chaque document. Les informations stockées dans la source de données sont utilisées par Word pour combiner puis générer des documents pour chacune.

Commençons par recueillir des informations pour chaque destinataire appelé le nom du champ. Un nom de champ contient des informations telles que le nom, l'adresse et la salutation. Un autre élément important de la création d'un document de fusion et publipostage est le formulaire, qui comprend les informations fournies au destinataire. L'exemple de lettre ci-dessous contient une liste de champs que j'inclurai dans chaque document.

Créer des listes de destinataires

Lancez Microsoft Word, puis sélectionnez le Onglet Envois> Sélectionner les destinataires> Créer une nouvelle liste.

La fenêtre de la source de données apparaîtra à l'écran. Comme vous pouvez le voir, les champs de liste sont déjà remplis avec des noms que vous pouvez utiliser. Juste pour être sûr, je les supprimerais tous et utiliserais les vôtres pour éviter toute confusion. Sélectionnez chaque champ, puis cliquez sur le bouton moins pour le supprimer. Après avoir effacé chaque champ, entrez le vôtre. Vous pouvez organiser chaque champ à l'aide des flèches haut et bas. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Créer.

Donnez un nom à la source de données, puis cliquez sur Enregistrer.

Remplissez les champs avec les noms et adresses de chaque destinataire, une fois terminé, cliquez sur OK. Remarque: pour ajouter ou supprimer un enregistrement, cliquez sur le signe plus ou moins dans le coin inférieur gauche de la fenêtre.

Insérer des champs de fusion et terminer la fusion du document

Vient maintenant la partie facile, l'insertion de vos champs de fusion. Sélectionnez l'onglet Mailings, puis cliquez sur Insérer un champ de fusion, puis choisissez votre champ de fusion. Répétez les étapes pour remplir votre document avec les champs de fusion appropriés.

Enregistrez la lettre type, sélectionnez l'onglet Envois, puis cliquez sur le bouton Terminer et fusionner, puis sur Modifier les documents individuels.

Vous pouvez ensuite consulter vos documents ou les imprimer.

Les utilisateurs de Word 2016 pour Windows remarqueront qu'il existe de légères différences entre les deux versions. Word 2016 pour Mac rappelle ironiquement Word 97 pour Windows. Quoi qu'il en soit, les deux produisent les mêmes résultats.

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